Vereinheitlichung der Beschaffung: Wie die Prozessorchestrierung Effizienz, Erfahrung und Wirkung steigert

Die Beschaffung spielt eine zentrale Rolle bei der Förderung von Innovationen, der Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften, dem Risikomanagement und der Wertsteigerung im gesamten Unternehmen. Dieser wachsende Umfang führt jedoch zu einer erhöhten Komplexität — mehr Beteiligte, mehr Systeme und mehr Daten. Gleichzeitig erwarten die Interessengruppen von heute, dass die Beschaffung so schnell und einfach abläuft, wie es für Verbraucher der Fall ist.

Hier kommt die Prozessorchestrierung, auch bekannt als Beschaffungsorchestrierung, ins Spiel. Die Prozessorchestrierung geht über die einfache Automatisierung hinaus und verbindet Menschen, Systeme und Daten durch intelligente Workflows, die die Komplexität vereinfachen, ohne die Kontrolle einzubüßen. Dieser Artikel erklärt die Prozessorchestrierung und bietet Anleitungen zu ihrer erfolgreichen Implementierung.

Was ist Prozessorchestrierung in der Beschaffung?

Prozessorchestrierung ist die strategische Koordination von Beschaffungsaktivitäten über Systeme, Richtlinien, Interessengruppen und Daten hinweg. Sie integriert intelligente, dynamische Workflows und Automatisierungen rund um fragmentierte Prozesse, um ein geführtes, personalisiertes und nahtloses Benutzererlebnis zu schaffen. Während die Prozessorchestrierung in der Beschaffung ohne künstliche Intelligenz (KI) auskommt, wird KI zunehmend zu einem leistungsstarken Enabler. Moderne Prozessorchestrierung nutzt Daten, Geschäftsregeln und KI, um intelligent weiterzuleiten, zu steuern und Anpassungen vorzunehmen.

Der Markt verbindet sich oft Einnahmemanagement und Orchestrierung, da Anfragen den gesamten Beschaffungsprozess durchlaufen müssen, während verschiedene Datenquellen und Aufgaben aufeinander abgestimmt werden müssen. Prozessorchestrierung und Eingangsmanagement sind jedoch unterschiedliche Konzepte. Die Aufnahme dient als Mittel zum Zweck und konzentriert sich auf die effiziente Verwaltung von Anfragen im Zusammenhang mit der Beschaffung (z. B. Einkaufs-, Beschaffungs-, Lieferanten- oder Vertragsanfragen). Bei der Prozessorchestrierung handelt es sich um ein umfassenderes Konzept, das alle Beschaffungsprozesse, -systeme und -beteiligten Akteure während des gesamten Beschaffungsprozesses koordiniert und integriert.

Einfach ausgedrückt: Intake vereinfacht die Einbindung der Beschaffung, während die Orchestrierung sicherstellt, dass Systeme und Prozesse aufeinander abgestimmt sind, um die Ausführung zu erleichtern. Sie sind mächtige Verbündete, bei denen die Summe mehr ist als ihre Teile.

Die Notwendigkeit der Orchestrierung von Prozessen

Die Prozessorchestrierung ermöglicht es Teams, sich in der komplexen Beschaffungslandschaft effektiver zurechtzufinden. Zu den wichtigsten Herausforderungen, mit denen Beschaffungsteams konfrontiert sind und die durch Orchestrierung angegangen werden können, gehören:

• Steigende Komplexität: Die Beschaffung umfasst alle Geschäftsfunktionen, einschließlich Genehmigungen, Konformität und Lieferantenkoordination. Unterschiedliche und unzusammenhängende Prozesse, Teamstrukturen, Richtlinien, Verfahren und technologische Ökosysteme schaffen ein komplexes Geschäftsumfeld, in dem die Beschaffung operieren kann.

• Rätselhafte Werkzeuglandschaften: Die Beschaffungstechnologielandschaft ist zunehmend fragmentiert, und es gibt immer mehr erstklassige Lösungen, die auf bestimmte Problembereiche abzielen. Diese speziellen Tools bieten zwar erweiterte Funktionen, sind aber häufig nicht mit anderen Systemen kompatibel. Infolgedessen sind die Beschaffungsteams gezwungen, sich in einem Flickenteppich unzusammenhängender Systeme zurechtzufinden, was zu einer „Werkzeugermüdung“ führt (definiert als Erschöpfung, Frustration oder verminderte Produktivität aufgrund der Verwendung zu vieler verschiedener Softwaretools).

• Daten, die nicht verbunden sind: Unzusammenhängende Daten plagen die Beschaffung seit langem, was zunächst auf Offline-Prozesse und manuelle Aufzeichnungen zurückzuführen war. Digitale Lösungen haben dieses Problem eher verstärkt als gelöst. Obwohl „vollständig integrierte“ oder „vernetzte“ Lösungen versprochen werden, sperren viele Beschaffungssysteme Daten und arbeiten in Silos, ohne einfache Integrationen oder APIs anzubieten. Diese Fragmentierung beeinträchtigt die Transparenz, verlangsamt die Entscheidungsfindung und untergräbt strategische Initiativen wie die Zusammenarbeit mit Lieferanten, das Risikomanagement und die Ausgabenanalyse.

• Sich entwickelnde Erwartungen: Stakeholder fordern zunehmend Einkaufserlebnisse, die der Geschwindigkeit und Einfachheit von B2C-Anwendungen entsprechen. Sie erwarten intuitive, transparente und effiziente Prozesse, die ihnen helfen, ihre Ziele schnell und sicher zu erreichen, ohne sich Gedanken über die Komplexität hinter den Kulissen machen zu müssen.

• Ressourcenbeschränkungen: Beschaffungsteams werden gebeten, den wachsenden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden, oft ohne eine entsprechende Erhöhung der Mitarbeiterzahl oder des Budgets. Dies führt zu einem Bedarf an intelligenteren, skalierbareren Arbeitsweisen, die die Effizienz verbessern und den manuellen Aufwand reduzieren.

Die Prozessorchestrierung bietet einen Weg in die Zukunft. Sie bringt Struktur in Komplexität, indem sie Daten, Prozesse und Workflows system- und funktionsübergreifend vereinheitlicht. Durch die intelligente Steuerung von Aktivitäten, die Automatisierung von Routineaufgaben und die Sicherstellung einer konsistenten Prozessausführung reduziert es den manuellen Aufwand und sorgt für mehr Transparenz. Das Ergebnis ist eine stärker vernetzte, agilere Beschaffungsfunktion, die effizient skalieren, schnell auf sich ändernde Geschäftsanforderungen reagieren und Einkaufserlebnisse bieten kann, die die Beteiligten leiten und begeistern.

So funktioniert die Prozessorchestrierung

Plattformen zur Prozessorchestrierung bieten eine flexible und intelligente Grundlage, die bestehende Technologie-Stacks nahtlos miteinander verbindet. Zu den wichtigsten Komponenten von Orchestrierungstechnologien gehören:

• Zentrale Integrationsebene: Verbindet Systeme wie ERPs, Procurement Suites, erstklassige Lösungen und Datenanbieter.

• Vereinheitlichte Datenschicht: Normalisiert und bereichert Daten auf der Grundlage einer gemeinsamen Datenontologie, um systemübergreifend eine gemeinsame Sprache zu schaffen und Transparenz, Einblicke und Maßnahmen zu schaffen.

Darüber hinaus gibt es Funktionen und Arbeitsabläufe, mit denen sich Teams auseinandersetzen, wie Einheitliche Analytik, Generatives Einnahmemanagement, Autonome Beschaffung und Verhandlungen, Intelligentes Lieferantenmanagement oder Seamless Operations, können entwickelt werden. Diese Funktionen nutzen Workflows, Entscheidungsregeln und KI, um alle Dimensionen der Beschaffung und alle relevanten Daten zu berücksichtigen, um prädiktive Erkenntnisse, Gesprächsführung und Prozessautomatisierung zu ermöglichen.

Orchestrierung von Ausgaben und Prozessen

Orchestrierung ist immer noch ein relativ neues Konzept und eine relativ neue Technologie für die Beschaffung, bei der mehrere Begriffe um Anerkennung konkurrieren. Ausgaben- und Prozess- oder Beschaffungsorchestrierung sind die gängigsten Begriffe, während einige zur Ergebnisorchestrierung übergehen. Wir glauben, es ist Tamayto, Tomahto, aber los geht's.

Orchestrierung der Ausgaben konzentriert sich hauptsächlich auf die Verwaltung und Optimierung der Finanzflüsse in der gesamten Beschaffung. Es konzentriert sich eher auf oberflächliche Ergebnisse auf der Berichtsebene, wie z. B. die Verbesserung der Ausgabenübersicht, die Verbesserung der Einhaltung der Vorschriften und die Durchsetzung bevorzugter Lieferanten, anstatt sich mit tieferen betrieblichen Herausforderungen zu befassen.

Orchestrierung von Prozessen, verfolgt im Gegensatz dazu einen ganzheitlicheren Ansatz, indem Systeme, Prozesse und Interessengruppen über den gesamten Beschaffungsfluss hinweg miteinander verbunden werden. Dabei wird alles berücksichtigt, von der Auftragsannahme und den Genehmigungen bis hin zur Beschaffung, Auftragsvergabe und Bezahlung. Diese Art der Orchestrierung ermöglicht es der Beschaffung, Ineffizienzen an ihrer Wurzel zu beheben, Abläufe zu rationalisieren und die Agilität zu verbessern.

Gartner-Analysten gehen bereits einen Schritt weiter und sprechen über Orchestrierung der Ergebnisse. Dieses neue Modell verlagert den Fokus von der reinen Effizienz auf die Auswirkungen auf das Geschäft. Die Ergebnisorchestrierung nutzt KI, Echtzeitdaten und dynamische Workflows, um unternehmensweite Ziele wie Nachhaltigkeit, Innovation, schnelle Markteinführung und Lieferantenvielfalt aktiv voranzutreiben. Anstatt Aufgaben isoliert zu automatisieren, werden Prozesse kontinuierlich angepasst und optimiert, um sicherzustellen, dass jede Beschaffungsmaßnahme auf strategische Ziele ausgerichtet ist. Interessant, oder?

Wichtige Anforderungen und Überlegungen für eine erfolgreiche Prozessorchestrierung

Die Implementierung einer effektiven Prozessorchestrierung erfordert mehr als nur den Kauf von Technologie. Es erfordert einen durchdachten Ansatz für Integration, Daten und Prozessdesign. Folgendes ist erforderlich, damit es funktioniert:

Verbindbare Systeme

Eine erfolgreiche Prozessorchestrierung hängt von der Fähigkeit ab, eine Vielzahl von Systemen miteinander zu verbinden, darunter ERPs, Procurement-Suites, erstklassige Lösungen und Datenanbieter. Um dies zu erreichen, benötigen Orchestrierungsplattformen robuste, offene APIs und vorgefertigte Konnektoren, die den Datenfluss in Echtzeit unterstützen.

Zugängliche Daten

Die Orchestrierung stützt sich auf genaue, zugängliche Daten, um intelligente Routing-Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und umsetzbare Erkenntnisse zu liefern. Unternehmen sollten in Maßnahmen zur Datenbereinigung, Harmonisierung und Anreicherung investieren, um verbessern Sie die Datenqualität in allen Beschaffungssystemen. KI kann eine wertvolle Rolle bei der Bewältigung historischer Herausforderungen im Datenmanagement spielen.

Definierte Prozesse

Damit die Orchestrierung funktioniert, muss sie auf klar definierten Prozessen basieren. Die Implementierung der Prozessorchestrierung ist eine hervorragende Gelegenheit, bestehende Prozesse zu überprüfen, zu hinterfragen, zu vereinfachen und zu verbessern, bevor sie automatisiert werden. Die Dokumentation von Workflows, Genehmigungsanforderungen und Ausnahmen bereitet das Unternehmen darauf vor, Prozesse effektiv zu automatisieren.

Aktivierte Benutzer

Die Akzeptanz hängt von der Schaffung intuitiver Erlebnisse für alle Beteiligten ab. Durch die Einbindung der Endbenutzer bei der Entwicklung und beim Testen können Sie sicherstellen, dass die Lösungen den tatsächlichen Anforderungen entsprechen. Umfassende Schulungen und kontinuierlicher Support bei gleichzeitiger Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung sind der Schlüssel zum Erfolg.

Prozessorchestrierung mit Procure Ai

Die sichere und vernetzte Procurement Automation Platform von Procure Ai ist eine Orchestrierungsebene, die fortschrittliche KI/ML-Modelle, GenAI, prädiktive Analysen und autonome Ausführung nutzt, um KI-Agenten für die Beschaffung zu entwickeln.

Procure Ai ist der Klebstoff, der Ihre fragmentierten Daten und Tools im gesamten Beschaffungsprozess miteinander verbindet, um Abläufe zu rationalisieren, Betriebsrisiken zu reduzieren, Kosteneinsparungen zu maximieren und Prozesse zu automatisieren.

Unsere Agenten unterstützen die systemübergreifende Standardisierung von Ausgaben- und Lieferantendaten, identifizieren Einsparmöglichkeiten in Ausgabenanalysen, führen Stakeholder durch regelkonforme Einkaufserlebnisse, führen taktische Beschaffungsveranstaltungen und Verhandlungen autonom durch und liefern den operativen Teams vorausschauende Einblicke.

Koordination von Systemen, Personen und Daten für eine größere Wirkung

Bei der Prozessorchestrierung im Einkauf geht es nicht darum, Systeme zu ersetzen oder die Funktion neu zu erfinden; es geht darum, Bestehendes gemeinsam besser funktionieren zu lassen. Durch die intelligente Koordination von Systemen, Prozessen, Daten und Entscheidungen vereinfacht die Orchestrierung die Komplexität der Beschaffung und verkürzt den Weg von der Anfrage zum Ergebnis.

Orchestrierung ist die Grundlage und der Motor unserer Plattform und unserer Fähigkeiten. Ganz gleich, ob es darum geht, die Ausgabentransparenz zu verbessern, Einsparungen auszuhandeln oder Stakeholder zu begeistern — die Prozessorchestrierung mit Procure Ai sorgt für vernetztere, agilere und effizientere Beschaffungsprozesse.

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