Dieses Glossar bietet einen Überblick über die wichtigsten Begriffe, die Sie benötigen, um sich in der Beschaffungs-, Beschaffungstechnologie- und KI-Landschaft effektiv zurechtzufinden. Von vertrauten Konzepten wie Source-to-Pay und Contract Lifecycle Management bis hin zu neueren Ideen wie Prozessorchestrierung und autonomen Verhandlungen — wir definieren die Grundlagen, damit Sie mit Zuversicht über KI-gestützte Beschaffung sprechen können.
Die grundlegenden Begriffe, die die Grundlage für das Verständnis des gesamten Beschaffungsprozesses und der Beschaffungslandschaft bilden.
Plan-to-Strategy (P2S) deckt den vorgelagerten Teil des Beschaffungsprozesses ab und umfasst Ausgabenanalyse, Kategoriestrategiemanagement und Leistungsmanagement (Pipelineplanung und Einsparungen oder Initiativenverfolgung).
Source-to-Contract (S2C) bezieht sich auf die wichtigsten operativen Beschaffungsprozesse rund um Beschaffung, Verhandlungen und Vertragsmanagement.
Purchase-to-Pay (P2P) bezieht sich auf den transaktionalen Teil des Beschaffungsprozesses und fasst alle Schritte von der Erstellung einer Bestellanforderung (PR) bis zur Bezahlung der Rechnung zusammen.
Der gesamte operative Beschaffungsprozess, der S2C und P2P kombiniert — von der Beschaffung und Auftragsvergabe bis hin zum Einkauf und zur Rechnungszahlung.
Source-to-Settle (S2S) ist ein Begriff, der hauptsächlich von Beratern verwendet wird, um den gesamten Beschaffungsprozess von der Ausgabenanalyse bis zur Rechnungszahlung zu beschreiben.
Der Kauf von Waren, Materialien oder Komponenten, die direkt in die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens einfließen.
Der Kauf von Waren und Dienstleistungen, die den Betrieb unterstützen, aber nicht Teil des Endprodukts oder der Dienstleistung sind.
Ein spezialisiertes Team, das Führung, Schulung und Unterstützung in Bezug auf bewährte Verfahren, Prozesse und Technologien im Bereich Beschaffung im gesamten Unternehmen anbietet.
Der Prozess der Erfassung, Bereinigung, Klassifizierung und Analyse von Ausgabendaten.
Der Prozess der Auswertung der Ausgabendaten eines Unternehmens, um Ausgabenmuster zu verstehen, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren, die Effizienz zu verbessern und die Beschaffungsstrategien zu optimieren.
Der Teil der Beschaffungsausgaben eines Unternehmens, der für Ad-hoc-Käufe und allgemeine Ausgaben verwendet wird. In der Regel sind es die unteren 20% der Ausgaben, auf die 80% der Transaktionen und Lieferanten entfallen.
Eine ganzheitliche langfristige Beschaffungsstrategie, bei der Produkte und Dienstleistungen je nach Funktion, Nutzung oder Lieferantenmärkten in Kategorien eingeteilt werden, um den Einkauf und die Lieferantenbindung zu optimieren.
Ein strukturierter Plan für eine bestimmte Kategorie, der Analysen, Ziele, Marktdynamik und gezielte Werthebel und Taktiken kombiniert, um die gewünschten Ergebnisse durch Nachfragemanagement, Beschaffung, Lieferantenmanagement, Risikomanagement und Einkaufsberatung zu erzielen.
ProcurementPerformance Management bezieht sich auf das Pipeline-Management und die Verfolgung von Einsparungen. Es geht darum, Einsparungen, Nachfragemanagement, Lieferantenentwicklung oder Möglichkeiten zur Risikominderung und deren voraussichtlichen Auswirkungen von der Ideenfindung bis zur Umsetzung zu verwalten und nachzuverfolgen. Neben Einsparungen werden auch andere Kennzahlen wie Prozesseffizienz, CO2-Reduzierung oder andere Ziele verfolgt und verwaltet.
Ein zielgerichteter Beschaffungsprozess konzentrierte sich auf die effiziente Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die Senkung der Kosten und die Optimierung der Lieferkanäle, um den kurz- oder mittelfristigen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
Ein Prozess, der verwendet wird, um allgemeine Informationen von potenziellen Lieferanten zu sammeln, um deren Fähigkeiten und Lösungen zu verstehen. Dies ist in der Regel der erste Schritt eines strategischen Beschaffungsprozesses.
Ein formelles Verfahren, bei dem Lieferanten aufgefordert werden, detaillierte Vorschläge für die Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung einzureichen, die häufig Preise, Methoden und Zeitpläne beinhaltet. Wird in der Regel verwendet, wenn die detaillierten Spezifikationen noch nicht vollständig festgelegt sind und Anregungen zu möglichen Lösungen eingeholt werden.
Der Prozess der Einholung spezifischer Preisangebote von Lieferanten für klar definierte Produkte oder Dienstleistungen.
Ein Sammelbegriff für RFI, RFP, RFQ und andere ähnliche Beschaffungsanfragen, die verwendet werden, um Lieferanten während des Beschaffungsprozesses einzubeziehen.
Der Einsatz von Datenanalysen zur Bewertung der Lieferantenleistung und der Marktbedingungen während des Beschaffungsprozesses, wodurch bessere Entscheidungen durch Funktionen wie Datenbereinigung, Erkennung von Ausreißern, Identifizierung von Geschäftschancen, Wettbewerbsanalysen und Angebotsvergleich ermöglicht werden.
Eine Methode, die verwendet wird, um die angemessenen Kosten eines Produkts, einer Dienstleistung oder einer Lösung zu bewerten und abzuschätzen. Sie beinhaltet eine umfassende Untersuchung von Kostenkomponenten wie Material, Arbeit, Gemeinkosten, Gewinnmargen und anderen relevanten Faktoren. Es handelt sich im Grunde genommen um eine Rückrechnung der Kosten eines Produkts.
Die Verwendung linearer mathematischer Optimierung zur Berechnung der optimalen Preisvergabe unter Berücksichtigung gegebener Geschäftsregeln und Einschränkungen. Dabei handelt es sich um Sourcing-Analysen zum Thema Geschwindigkeit.
Eine potenzielle Lieferantenvergabeentscheidung auf der Grundlage definierter Geschäftsregeln, Einschränkungen und Ziele. Es ermöglicht Beschaffungsteams, verschiedene Optionen — wie Lieferantenkombinationen, Mengen oder Preise — mithilfe von Szenarioanalysen zu vergleichen, um das optimale Ergebnis in Bezug auf Kosten, Risiko und strategische Ausrichtung zu ermitteln.
Eine strukturierte Diskussion zwischen einem Käufer und einem Lieferanten, die darauf abzielt, für beide Seiten akzeptable Bedingungen in Bezug auf Preis, Lieferung, Qualität oder andere vertragliche oder kommerzielle Bedingungen zu erreichen.
Eine elektronische Auktion, die über digitale Plattformen oder Beschaffungssoftware durchgeführt wird und durch Angebote in Echtzeit, verkürzte Zeitpläne und Live-Feedback zur Sicherung der besten Konditionen Wettbewerbsdruck unter den Anbietern erzeugt.
Verwaltung eines Vertrags von der Erstellung über die Verhandlung, Ausführung, Einhaltung, Verlängerung oder Kündigung, den gesamten Lebenszyklus.
Ein zentralisiertes Repository mit Speicher, Metadaten, Workflows und Benachrichtigungen zur Verwaltung von Vertragsdokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus. Könnte SharePoint sein, sollte nicht SharePoint sein.
Tools und Prozesse für die gemeinsame Ausarbeitung, Überprüfung und Neugestaltung von Verträgen. Ob die Vertragsunterzeichnung Teil der Erstellung ist, ist fraglich.
Der Überbegriff für die Verwaltung der Lieferantenbasis einer Organisation mit dem Ziel, für beide Seiten vorteilhafte Geschäftsbeziehungen sicherzustellen.
Erfassung, Speicherung, Analyse und Aktualisierung aller relevanten Lieferantendaten, um die Interaktionen und Transaktionen des Unternehmens mit Lieferanten zu optimieren.
Der Prozess der Überwachung, Messung und Verbesserung der Lieferantenleistung, um Qualität, Zuverlässigkeit und Ausrichtung auf die Geschäftsziele sicherzustellen. Das Leistungsmanagement besteht aus quantitativen Elementen (vollständige termingerechte Lieferung), Qualitätsparametern für Produkte und Dienstleistungen (Akzeptanz-/Ablehnungsrate) und qualitativen Bewertungen in Form von Umfragen.
Die Praxis der Identifizierung, Bewertung und Minderung von Risiken im Zusammenhang mit Lieferanten, Anbietern und anderen externen Partnern in allen Risikobereichen wie Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Cybersicherheit, ESG, finanzieller oder geopolitischer Risiken.
Der Prozess der Erfassung, Priorisierung und Bewertung von Geschäftsanfragen in den Bereichen Einkauf, Lieferantenerstellung, Beschaffung oder Vertragsabschluss, um sicherzustellen, dass sie von der Beschaffung effizient bearbeitet und mit den Geschäftszielen in Einklang gebracht werden.
Die Route oder Methode, über die Waren und Dienstleistungen gekauft werden, z. B. Verträge, Kataloge, strukturierte Formulare, Marktplätze, P-Cards, kategoriespezifische Plattformen oder Freitextanfragen.
Eine digitale B2B-Plattform, auf der Lieferanten aktualisierte Waren- und Dienstleistungskataloge für eine optimierte Beschaffung verwalten.
Eine kuratierte Liste genehmigter und ausgehandelter Produkte oder Dienstleistungen, die Mitarbeiter auswählen können, um den Einkaufsprozess zu optimieren und die Prozesseffizienz zu steigern. Bei Katalogen kann zwischen internen Katalogen, gehosteten Katalogen und Punch-Out-Katalogen unterschieden werden. Diese entscheiden über die Inhaberschaft, die Verantwortung und die Fähigkeit, Änderungen vorzunehmen.
Eine Beschaffungsanfrage, bei der der Anforderer die Produkt- oder Servicedetails manuell angibt, anstatt aus einem vordefinierten Katalog auszuwählen.
Eine formelle Aufforderung zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen, die in der Regel von einem Mitarbeiter oder einer Abteilung initiiert wird und die Artikelspezifikationen, Mengen und Begründungen für den Kauf detailliert beschreibt.
Ein formelles Dokument, das von einem Käufer an einen Lieferanten ausgestellt wird und den Kauf bestimmter Waren oder Dienstleistungen zu vereinbarten Bedingungen autorisiert.
Der Prozess der Bestätigung, dass die bestellten Waren eingegangen, geprüft und im System aufgezeichnet wurden.
Ein Datensatz, der zur Bestätigung verwendet wird, dass eine vertraglich vereinbarte Dienstleistung erbracht wurde.
Ein von einem Lieferanten eingereichtes Dokument, in dem die Zahlung für gelieferte Waren oder Dienstleistungen beantragt wird.
Der Prozess, bei dem eine Rechnung mit der zugehörigen Bestellung (2-Wege-Abgleich) und dem Wareneingang oder dem Leistungsnachweis (3-Wege-Abgleich) verglichen wird, um die Richtigkeit vor der Zahlung sicherzustellen.
Die gesamte verstrichene Zeit, die für den Abschluss eines bestimmten Beschaffungsprozesses oder einer bestimmten Aktivität von der Initiierung bis zum Abschluss erforderlich war.
Die wichtigsten Technologiebegriffe, die Sie kennen müssen, um sich erfolgreich in der modernen Beschaffungslandschaft zurechtzufinden.
Spezialisierte Beschaffungssoftware, die sich auf die Lösung einer bestimmten vertikalen Herausforderung (z. B. Beschaffung) konzentriert, anstatt eine breite Funktionalität anzubieten.
Ein umfassender Anbieter von Beschaffungssoftware, der Funktionen für den gesamten Prozess von der Quelle bis zur Abrechnung (oder Beschaffung) anbietet und sich in der Regel auf S2C- und P2P-Funktionen konzentriert.
Eine Softwarebasis, die eine standardisierte Umgebung und Tools für die effiziente Erstellung, Bereitstellung und Verwaltung von Anwendungen bietet.
Ein integriertes System, das wichtige Geschäftsfunktionen wie Beschaffung, Finanzen, Planung, Personal und Betrieb verwaltet.
Webbasierte Tools, die Einkaufsprozesse automatisieren, von der Anforderung bis zur Auftragserteilung.
Ein zentralisiertes Repository, das strukturierte, halbstrukturierte und unstrukturierte Daten speichern kann — alles an einem Ort.
Ein strukturiertes Framework, das die Konzepte, Kategorien und Beziehungen zwischen verschiedenen Datentypen innerhalb einer bestimmten Domäne definiert.
Eine Reihe standardisierter Regeln, die die Kommunikation zwischen verschiedenen Softwaresystemen in Echtzeit ermöglichen. APIs werden verwendet, um Daten ungehindert zwischen Lösungen auszutauschen.
Die sich entwickelnden Begriffe, die erklären, wie sich KI auf die Beschaffung und die zugrundeliegende erforderliche Technologie auswirkt und verändert.
Autonome KI-Systeme, die lernen, sich anpassen und mit minimaler menschlicher Aufsicht arbeiten.
KI-Tools, die auf Benutzeranweisungen hin neue Inhalte wie Text, Bilder, Audio oder Video erstellen.
Der Einsatz KI-gesteuerter Systeme zur Identifizierung, Bewertung und Auswahl von Lieferanten mit minimalem menschlichem Eingreifen, wodurch der Beschaffungsprozess optimiert wird. Beinhaltet die Kontaktaufnahme mit Lieferanten, die Erfassung von Angeboten und den Vergleich zur Unterstützung von Beschaffungsentscheidungen.
KI-gestützte Tools, die Lieferantenverhandlungen automatisch durchführen und Konditionen, Preise und Vertragsbedingungen ohne direkte menschliche Beteiligung optimieren.
Das Wissen und die Fähigkeiten, die erforderlich sind, um KI-Technologien in professionellen Kontexten zu verstehen, zu interpretieren und verantwortungsbewusst einzusetzen, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.
Datenbereinigung
Identifizierung und Korrektur von Fehlern und Inkonsistenzen in Daten, um deren Genauigkeit und Zuverlässigkeit sicherzustellen.
Organisieren Sie Daten in aussagekräftige Kategorien, z. B. Ausgabentypen oder Lieferantengruppen.
Zusammenführen von Daten aus mehreren Quellen in einem konsistenten, einheitlichen Format.
Erweiterung vorhandener Daten mit zusätzlichen Erkenntnissen oder externem Kontext wie Bewertungen, Risikobewertungen usw.
Verwendung von KI-Schnittstellen (z. B. Chat), um Beschaffungsspezifikationen autonom zu erfassen und zu verfeinern.
KI-gestützte Empfehlungen relevanter Lieferanten auf der Grundlage von Anforderungen und historischen Mustern.
Einsatz von KI, insbesondere generativen Modellen, zur automatischen Erfassung, Interpretation und Priorisierung von Beschaffungsanfragen, wodurch die Effizienz verbessert und sichergestellt wird, dass Anfragen genau auf die Geschäftsanforderungen abgestimmt sind. Der Begriff wird hauptsächlich verwendet, um das Engagement von Stakeholdern im Zusammenhang mit Einkaufsanforderungen zu beschreiben, deckt aber auch Beschaffungs-, Lieferanten- oder Vertragsanfragen ab.
Ein Designkonzept, das die Mitarbeiter an wichtigen Entscheidungspunkten eines Prozesses beteiligt und die Effizienz der KI mit menschlichem Urteilsvermögen in Einklang bringt.
Ein Bereich der künstlichen Intelligenz, der es Computern ermöglicht, menschliche Sprache zu verstehen, zu interpretieren und zu erzeugen.
Der Einsatz von KI und datengesteuerten Modellen zur Prognose zukünftiger Trends, Lieferantenleistung, Nachfrage und Risiken, um fundiertere und proaktivere Entscheidungen zu ermöglichen.
Die strategische Koordination von Beschaffungsaktivitäten über Systeme, Richtlinien, Interessengruppen und Daten hinweg, häufig unterstützt durch KI.
Eine Reihe von Regeln, die definieren, was KI-Agenten tun können und was nicht, um ethisches, regelkonformes und kontrolliertes Verhalten zu gewährleisten.
Eine spezielle Art von KI (Specialist Transformer), die an riesigen Textmengen trainiert wurde und darauf ausgelegt ist, menschenähnliche Sprache zu verstehen und zu erzeugen.
Bei Deep-Learning-Modellen wurden visuelle Daten wie Bilder und Videos verarbeitet.
Eine Art wiederkehrendes neuronales Netzwerk, das sich Informationen für eine lange Zeit merken und diese gespeicherten Daten für zukünftige Berechnungen verwenden kann.
Eine Art neuronaler Netzwerkarchitektur, die eine Eingabesequenz in eine Ausgabesequenz transformiert oder ändert. LLMs sind spezialisierte Transformatoren.
Das groß angelegte KI-Modell stützt sich auf breite Datensätze, die für mehrere Beschaffungsanwendungen angepasst werden können, z. B. für die Automatisierung von Prozessen, die Generierung von Erkenntnissen oder die Verbesserung der Entscheidungsfindung. CNNs, LSTMs und LLMs sind allesamt grundlegende Modelle.
Eine strukturierte Darstellung von Daten, die Unternehmen auf der Grundlage von Beziehungen miteinander verbindet (z. B. Verknüpfung von Lieferanten mit ihren Verträgen oder Risiken).
Tools, die Text- oder Bilddaten als numerische Vektoren darstellen und semantische Suche und bedeutungsbasiertes Matching ermöglichen.
Suchmethoden, die Ergebnisse auf der Grundlage der konzeptionellen Bedeutung und nicht anhand exakter Stichwortübereinstimmungen abrufen.
Das technische Rückgrat, das Datenquellen, Modelle, Anwendungen und Benutzer verbindet.
Um die Beschaffung zu beherrschen, geht es heute um mehr als nur darum, traditionelle Prozesse und Terminologie zu verstehen. Es erfordert, die Sprache der Technologie und der KI-Tools zu sprechen, die die Zukunft der Branche prägen. Wenn Sie die oben genannten Schlüsselbegriffe verstehen, können Sie selbstbewusst handeln, intelligentere Entscheidungen treffen und einen größeren Nutzen aus Ihrer Arbeit ziehen. Behalten Sie dieses Glossar immer bei sich als Ihre erste Anlaufstelle auf dem Weg zur Exzellenz in der Beschaffung.
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