So erstellen Sie eine KI-Roadmap für die Beschaffung

In den letzten Jahren hat die Digitalisierung für Einkaufsleiter nach wie vor oberste Priorität. Laut Umfrage von Deloitte im Jahr 2023 zu globalen Einkaufsleitern, 61% der CPOs haben die Bedeutung der digitalen Transformation für die Verbesserung der Anpassungsfähigkeit und die Aufrechterhaltung eines Wettbewerbsvorteils betont. Künstliche Intelligenz (KI) ist immer noch ein relativ neuer Bestandteil der Beschaffungstechnologien, aber Unternehmen beginnen, ihr transformatives Potenzial zu erkennen. Laut einer aktuellen Studie Studie von Oliver Wyman zum Thema „Transformative Trends in der Beschaffung“, 92% der CPOs ziehen Technologie, Automatisierung und KI in Betracht, um die Effizienz der Mitarbeiterzahl in den nächsten zwei Jahren zu steigern.

Um die Vorteile der KI voll auszuschöpfen, sollten Einkaufsteams ihre Digitalisierungs-Roadmaps, falls vorhanden, evaluieren und sorgfältig überlegen, wie KI zu ihrer digitalen Transformation beitragen kann. In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie KI in Ihre digitale Roadmap integrieren können.

Die Entwicklung der Digitalisierung des Einkaufs: Von der grundlegenden Automatisierung bis hin zu KI-Roadmaps

In den letzten zehn Jahren haben die Einkaufsteams ihre Digitalisierungsbemühungen stetig vorangetrieben. Frühe Roadmaps waren linear und zielten auf schrittweise Effizienzsteigerungen durch grundlegende Automatisierung ab. Im Zuge der Weiterentwicklung der Landschaft wurden Datenanalysen und intelligentere Entscheidungen zu Schlüsselprioritäten, sodass der Fokus sowohl auf betriebliche Effektivität als auch auf datengestützte Erkenntnisse verlagert wurde.

Jetzt KI spielt eine zentrale Rolle bei der Datenbereinigung, Prozessverbesserung und Beschleunigung der Transformation. Daher hat sich der Schwerpunkt von der einfachen Automatisierung auf die Erweiterung der menschlichen Fähigkeiten verlagert. Dabei werden KI-Agenten und Frameworks eingesetzt, um die Produktivität und strategische Entscheidungen zu verbessern. Um das Potenzial der digitalen Transformation voll auszuschöpfen, muss das Beschaffungswesen nun KI in seinen Digitalisierungsfahrplan integrieren.

Wie sich die Digitalisierung auf das Procurement Operating Model auswirkt

Technologie und Daten sind eine Kerndimension eines Einkaufsbetriebsmodells. Im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld müssen Betriebsmodelle agil und anpassungsfähig sein und bereit sein, auf technologische Veränderungen zu reagieren und Prozesse und Ressourcen nach Bedarf anzupassen. Wenn Betriebsmodelle aktuelle und neue technologische Fähigkeiten und ihre Auswirkungen auf Mitarbeiter und Prozesse antizipieren und berücksichtigen, können Unternehmen die Komplexität der Beschaffung bewältigen, die betriebliche Effizienz steigern und die Wertschöpfung steigern. Fehlt diese Abstimmung, werden Technologieinvestitionen selten die erwarteten Renditen bringen.

So erstellen Sie eine KI-Roadmap für die Beschaffung

Viele Organisationen verfügen bereits über eine digitale Roadmap. Das bedeutet, dass Sie nach Möglichkeiten suchen werden, KI in Ihre bestehenden Pläne zu integrieren, anstatt bei Null anzufangen. Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass sich KI in Ihrer Digitalisierungs-Roadmap widerspiegelt.

Schritt 1: Erkennen Sie Ihre Schmerzpunkte

Bevor Sie über die Implementierung einer neuen Technologie nachdenken, müssen Sie zunächst verstehen, welches Problem Sie lösen möchten. Daher besteht der erste Schritt bei der Erstellung einer KI-Roadmap (oder digitalen) für die Beschaffung darin, Ihre Abläufe und Prozesse zu überprüfen und die wichtigsten Herausforderungen zu identifizieren, bei deren Bewältigung KI möglicherweise helfen kann. Haben Sie beispielsweise Schwierigkeiten, genügend Einsparungen zu erzielen? Haben Sie Schwierigkeiten, aussagekräftige Erkenntnisse aus Ihren Daten zu gewinnen? Oder beschweren sich Stakeholder über den umständlichen Kaufprozess?

Schritt 2: Recherchieren Sie nach KI-Fähigkeiten und Anwendungsfällen

Sobald Sie wissen, welche Probleme Sie lösen möchten, recherchieren und verstehen Sie das breite Spektrum von KI-Agenten für die Funktion verfügbar. Die potenziellen Anwendungsfälle für KI in der Beschaffung sind umfangreich und betreffen jede Phase des Beschaffungsprozesses, vom Datenmanagement über die Lieferantenbindung bis hin zum Einkauf.

Einige der wirkungsvollste KI-Anwendungsfälle zur Beschaffung gehören:

• Ausgaben- und Datenanalyse: KI optimiert die Klassifizierung, Bereinigung und Anreicherung von Daten um eine genaue Ausgabentransparenz zu gewährleisten und Einsparmöglichkeiten aufzudecken und gleichzeitig Unregelmäßigkeiten wie Überzahlungen oder eigenwillige Ausgaben zu erkennen.

• Kategorie Strategieentwicklung: KI unterstützt datengestützte Kategorienstrategien, indem sie Markt- und Lieferantendaten in Echtzeit analysiert, Trends prognostiziert und Value-Hebel empfiehlt.

• Leistungsmanagement: KI automatisiert die Verfolgung von Einsparungen, identifiziert zukünftige Möglichkeiten und bietet KPI-Dashboards in Echtzeit für die Leistung von Lieferanten und Beschaffung.

• Beschaffung und Verhandlung: AI verbessert die Beschaffung durch Automatisierung von RFx-Prozessen, Bewertung von Lieferanten, Benchmarking-Vorschlägen und sogar Durchführung autonomer Verhandlungen.

• Management der Lieferantenbeziehungen: KI unterstützt den gesamten Lieferantenlebenszyklus vom Onboarding bis zum Offboarding, indem sie Lieferantenprofile sammelt, überprüft und mit Risiko- und Leistungsdaten in Echtzeit anreichert.

• Vertragsmanagement: KI beschleunigt Vertragsabläufe, indem sie Redlining automatisiert, Klauseln empfiehlt, Konformitätsprüfungen durchführt und Verlängerungswarnungen weitergibt.

• Aufnahmemanagement: KI extrahiert Daten aus Freitextanfragen, führt Benutzer durch konforme Prozesse oder generiert automatisch Entwürfe von SOWs.

• Einkauf und Betrieb: KI automatisiert die PO-Generierung, überwacht Störungen, kennzeichnet Betrugsrisiken und gewährleistet die betriebliche Kontinuität mit minimalem menschlichem Aufwand.

• Rechnungsverwaltung: KI verbessert die Genauigkeit und Betrugserkennung, automatisiert Matching-Prozesse und identifiziert optimale Zahlungsmöglichkeiten zur Verwaltung des Cashflows.

Ausgehend von einer gründlichen Überprüfung der Problembereiche, Anwendungsfälle und verfügbaren Lösungen können Einkaufsleiter die wichtigsten Chancen für ihr Unternehmen identifizieren und den Grundstein für eine erfolgreiche KI-gestützte Transformation legen.

Die wichtigsten Anwendungsfälle, die unsere Kunden verfolgen und warum

Procure Ai arbeitet mit verschiedenen Einkaufsteams zusammen, um KI in ihre Prozesse zu integrieren. Hier sind die drei typischen Anwendungsfälle, die sie derzeit verfolgen, und warum:

• Datenbereinigung: KI automatisiert die Normalisierung und Anreicherung von Daten, Behebung schlechter Datenqualität durch die Sicherstellung sauberer, zuverlässiger Beschaffungsdaten. Dies steht in engem Zusammenhang mit der Visualisierung von Daten mithilfe von Dashboards und hilft ihnen beim Übergang von Ausgabenanalysen zu Datenanalysen und Erkenntnissen.

• Autonome Beschaffung und Verhandlungen: KI-gestützte autonome Beschaffung und autonome Verhandlungen ermöglichen es Unternehmen, Einsparungen aus zuvor nicht verwalteten oder unangetasteten Ausgaben zu erzielen, insbesondere bei operativen und taktischen Transaktionen.

• Aufnahmemanagement: KI-gestützte Aufnahmelösungen Rationalisieren Sie Benutzeranfragen, verbessern Sie die Einhaltung von Vorschriften und ermöglichen Sie der Beschaffung eine frühere Einbindung in den Beschaffungs-, Vertrags- oder Einkaufsprozess, was zu einer besseren Benutzererfahrung, einer stärkeren Einhaltung der Richtlinien und einer früheren Einbindung führt.

Andere Anwendungsfälle wie das Onboarding von Lieferanten, die Einkaufsautomatisierung oder die Neugestaltung und Erstellung von Verträgen sind ebenso praktikabel und wichtig. Sie erfordern jedoch eine umfassendere Überprüfung der bestehenden Lösungslandschaft, um ihre Integration zu erleichtern.

Schritt 3: Identifizieren Sie Interdependenzen und Synergien

Sobald Sie relevante KI-Anwendungsfälle ausgearbeitet haben, müssen Sie im nächsten Schritt beurteilen, wie sie interagieren. Einige KI-Anwendungsfälle sind miteinander verknüpft und können, wenn sie gemeinsam umgesetzt werden, noch größere Vorteile bieten. Beispielsweise bieten autonome Beschaffung und Verhandlungen den größtmöglichen Nutzen, wenn sie miteinander verknüpft werden, um einen nahtlosen, durchgängigen Beschaffungsprozess zu schaffen, der die Effizienz, Skalierbarkeit und Kostenoptimierung verbessert. Ebenso qualitativ hochwertige Daten, ermöglicht durch KI-gestützte Datenbereinigung und -anreicherung, erweitert andere KI-Anwendungen wie die Erkennung von Geschäftschancen oder Lieferantenempfehlungen während des Eingangsmanagements. Durch die frühzeitige Identifizierung dieser Interdependenzen können Einkaufsteams Initiativen priorisieren, die sich gegenseitig verstärken, Doppelarbeit vermeiden und ein kohärentes KI-Ökosystem aufbauen.

Schritt 4: Schätzung der benötigten Ressourcen

Nachdem Anwendungsfälle und Interdependenzen identifiziert wurden, besteht der nächste Schritt darin, die Ressourcen zu bewerten, die für eine effektive Implementierung von KI erforderlich sind. Dazu gehört die Identifizierung, welche internen Stakeholder und Teams sowohl aus der Beschaffung als auch aus der IT einbezogen werden müssen, und die klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten, um die Abstimmung und Rechenschaftspflicht zwischen den Funktionen sicherzustellen. Sie müssen auch die Budgetanforderungen für die Investition in eine abschätzen KI-Plattform, Implementierung sowie Änderungsmanagement und Aktivierung.

Schritt 5: Ermitteln Sie potenzielle Anwendungsfälle

Unter Berücksichtigung aller Informationen, die in den Schritten eins bis vier gesammelt wurden, können Sie jetzt mit der Organisation Ihrer KI-Möglichkeiten beginnen. Erstellen Sie eine strukturierte Liste von alle möglichen Anwendungsfälle. Bewerten Sie sie dann anhand der Auswirkungen (hoch, mittel, gering) und der einfachen Implementierung (einfach, mittel, schwer). Erstellen Sie abschließend eine Matrixansicht, in der alle Initiativen zusammengefasst sind. Auf diese Weise können Sie schnelle Erfolge, strategische Erfordernisse und nützliche Dinge schnell identifizieren.

Diese visuelle Priorisierung hilft den Stakeholdern, sich darauf zu einigen, worauf sie sich zuerst konzentrieren sollten und welche Initiativen frühzeitig einen Mehrwert bieten können, während gleichzeitig die Grundlage für eine komplexere, langfristige Transformation gelegt wird. Sie unterstützt auch fundiertere Entscheidungen, wenn es um die Ressourcenzuweisung, das Risikomanagement und die Planung Ihrer Roadmap geht.

Schritt 6: Erstellen Sie Ihre Roadmap

Nachdem Sie alle wichtigen Eingaben getroffen haben, sind Sie jetzt bereit, Ihre KI-Roadmap zu erstellen. Priorisieren Sie zunächst die Anwendungsfälle auf der Grundlage ihrer potenziellen Auswirkungen, Interdependenzen und Implementierungsbereitschaft. Ordnen Sie sie logisch an und beginnen Sie mit grundlegenden Quick-Wins, die für Dynamik sorgen und zukünftige Skalierbarkeit ermöglichen, gefolgt von komplexeren, wirkungsvollen Initiativen.

Integrieren Sie diese priorisierten KI-Initiativen dann in Ihre umfassendere Roadmap zur Digitalisierung der Beschaffung und stellen Sie sicher, dass sie mit Ihren Geschäftszielen, Ihrer Technologielandschaft und Ihrem Betriebsmodell übereinstimmen. Ihre Roadmap sollte klare Meilensteine, Zeitpläne, Verantwortlichkeiten und Erfolgskennzahlen (!) enthalten um die Umsetzung zu steuern und den Fortschritt zu verfolgen. Dabei wird zwar eine sequenzierte Roadmap erstellt, aber denken Sie daran, dass sie nicht statisch ist und regelmäßig auf der Grundlage von Erkenntnissen und sich ändernden Prioritäten überprüft werden sollte. Sie sollte sich weiterentwickeln, wenn sich die Technologien weiterentwickeln, sich neue Möglichkeiten ergeben und Ihr Unternehmen an Reife gewinnt.

Schritt 7: Beginnen Sie mit der Implementierung von KI

Die meisten Unternehmen beginnen mit einem Pilotprojekt, das sich auf einen bestimmten Anwendungsfall konzentriert, bevor sie KI in größerem Umfang einführen. Folgen Sie den Ratschlägen in unser Artikel zur erfolgreichen Implementierung von KI um sicherzustellen, dass Ihr erstes Projekt reibungslos verläuft.

Beschleunigen Sie Ihre KI-Roadmap mit der Procure Ai Procurement Automation Platform

Während viele Einzellösungen nur einen einzigen KI-Anwendungsfall unterstützen, kann eine Plattformlösung mehrere Anwendungsfälle auf Ihrer Roadmap bereitstellen. Dies macht es einfacher und kostengünstiger, Ihre KI-Initiative zu implementieren und zu skalieren, ohne Ihr IT-Team mit mehreren Anbietern zu belasten oder Prioritäten zu ändern. Procure Ai unterstützt eine Vielzahl von KI-Anwendungsfällen und -Anwendungen und kann Ihnen helfen, Ihre KI-Initiativen entsprechend Ihren Ambitionen und Prioritäten zu skalieren. Sie können verschiedene KI-Anwendungsfälle schnell testen und Ihre KI-Reise beschleunigen, sobald sich der Nutzen bewährt hat. Procure Ai bietet auch die Flexibilität, benutzerdefinierte Anwendungsfälle zu erstellen, die auf Ihre spezifischen geschäftlichen Herausforderungen zugeschnitten sind. KI für die Beschaffung als Service, wenn Sie möchten.

Das Potenzial der KI in die Tat umsetzen

KI ist keine Science-Fiction mehr und auch nichts, was sich nur die größten Organisationen leisten können. KI ist eine strategische Notwendigkeit für Einkaufsteams, die mit dem Status Quo im Einkauf unzufrieden sind und die Effizienz steigern, die Entscheidungsfindung verbessern und neue Wertquellen erschließen möchten. Um ihr Potenzial voll auszuschöpfen, muss KI sorgfältig in die Roadmap zur Digitalisierung der Beschaffung integriert werden. Einkaufsleiter können das interne Vertrauen, die Dynamik und die Fähigkeiten aufbauen, die erforderlich sind, um KI im gesamten Unternehmen effektiv und nachhaltig zu skalieren, indem sie einen strukturierten, anwendungsorientierten Ansatz verfolgen und KI-Initiativen auf echte betriebliche Herausforderungen abstimmen.

Sind Sie bereit, Ihre KI-Reise in die Beschaffung zu beginnen? Kontaktiere uns um herauszufinden, wie wir Ihnen bei der Erstellung Ihrer KI-Roadmap helfen können.