Intelligenter, schneller, fairer: Wie KI zur Steigerung der Effizienz im öffentlichen Auftragswesen beiträgt

Die Teams für das öffentliche Auftragswesen werden aufgefordert, mit weniger mehr zu erreichen, da sie mit steigendem Ausschreibungsvolumen und sinkender Lieferantenbeteiligung zurechtkommen. Ineffiziente manuelle Prozesse, fragmentierte Daten, Fachkräftemangel und ein komplexes regulatorisches Umfeld verschärfen die Herausforderung zusätzlich.

Künstliche Intelligenz (KI) hat das Potenzial, diese Landschaft zu verändern. Von der Rationalisierung von Ausschreibungen über die Verbesserung der Einhaltung von Vorschriften bis hin zur Erschließung neuer Lieferantenbeziehungen kann KI die dringend benötigte Effizienz und Intelligenz in jede Phase des Beschaffungsprozesses bringen.

Aber der Weg zur Wirkung erfolgt nicht automatisch. Beschaffungsteams müssen sich KI aktiv zunutze machen und sie durchdacht und verantwortungsbewusst implementieren, um ihre Vorteile nutzen zu können. In diesem Blog befassen wir uns mit den wichtigsten Herausforderungen, vor denen das öffentliche Auftragswesen steht, und untersuchen, wie KI, wenn sie verantwortungsbewusst eingesetzt wird, dazu beitragen kann, sie zu bewältigen.

5 zentrale Herausforderungen im öffentlichen Auftragswesen

Teams für das private und öffentliche Auftragswesen stehen vor einer Reihe von Herausforderungen. Viele von ihnen überschneiden sich, aber einige von ihnen sind aufgrund ihres stark regulierten Umfelds nur für Teams im öffentlichen Auftragswesen zuständig. Im Folgenden haben wir die wichtigsten besprochen.

1. Isolierte Daten und fragmentierte Systeme

Beschaffungsdaten sind oft auf getrennten Plattformen verteilt, was es schwierig macht, aussagekräftige Ausgabenanalysen durchzuführen oder die Leistung der Lieferanten effektiv zu verfolgen. Diese Fragmentierung schränkt die Transparenz ein und beeinträchtigt die strategische Entscheidungsfindung. Dieses Problem besteht zwar auch in privaten Unternehmen, aber die technische Infrastruktur im öffentlichen Raum ist oft rudimentärer oder veraltet, was diese Herausforderung noch verschärft.

2. Manuelle Prozesse haben Schwierigkeiten, mit der wachsenden Nachfrage Schritt zu halten

Das öffentliche Auftragswesen nimmt zu — nicht nur in Bezug auf Umfang, sondern auch in Bezug auf Komplexität. Während die Regierungen ihre Investitionen in Infrastruktur, Nachhaltigkeit und digitale Transformation erhöhen, sehen sich die Beschaffungsteams mit einem beispiellosen Zustrom von Ausschreibungen und Aufträgen konfrontiert. Dennoch bleiben viele Prozesse manuell, zeitaufwändig und anfällig für Engpässe. Die Folgen sind erheblich: nicht ausgeschöpfte Budgets, verzögerte Bereitstellung wichtiger Dienstleistungen, verpasste Renditen aus der Digitalisierung und Verschlechterung der Infrastruktur. Wenn die Beschaffungsvorgänge nicht Schritt halten können, sind die Auswirkungen auf ganze Gemeinden spürbar. Dies ist ein direkter Effekt der begrenzten Flexibilität aufgrund von...

3. Überlastung bei der Einhaltung

Das öffentliche Auftragswesen ist stark reguliert, insbesondere in der EU, Großbritannien und den USA, was selbst routinemäßige Einkäufe bürokratisch und komplex macht. Während das britische Beschaffungsgesetz und das DOGE in den USA darauf abzielen, Agilität und Effizienz zu erhöhen, erhöhen sich die politischen Ziele und Vorschriften den Druck weiter. Letztes Jahr zum Beispiel Der ehemalige deutsche Wirtschaftsminister Robert Habeck schlug eine Umweltquote für öffentliche Ausschreibungen vor als Teil eines umfassenderen Vorstoßes zur Dekarbonisierung der Industrie. Solche Maßnahmen zielen zwar darauf ab, die Beschaffung mit den Klimazielen in Einklang zu bringen, führen aber auch zusätzliche Compliance-Anforderungen ein, die die Beschaffungsteams interpretieren, umsetzen und prüfen müssen, wodurch die begrenzten Ressourcen weiter beansprucht werden.

4. Rückläufige Beteiligung der Lieferanten

Die Beteiligung der Lieferanten am europäischen Markt für öffentliche Aufträge ist stark zurückgegangen. Laut ein Bericht des Europäischen Rechnungshofs, zwischen 2011 und 2021 sank die durchschnittliche Anzahl der Bieter pro Ausschreibung in nur einem Jahrzehnt von rund 5,7 auf 3,2. In vielen Fällen entfallen heute über 40% der Zuschläge auf Einzelausschreibungen. KMU sind besonders betroffen: Steigende Verwaltungskomplexität, hohe Einstiegskosten, aufwändige Unterlagen und langwierige Verfahren machen Ausschreibungen für kleinere Unternehmen zunehmend unrentabel. Das Ergebnis ist weniger Wettbewerb, höhere Preise im öffentlichen Sektor und weniger Innovationsmöglichkeiten durch neue Marktteilnehmer.

5. Talentmangel und die „Rentenwelle“

Rollen im Beschaffungswesen erfordern eine seltene Mischung aus rechtlichen, kaufmännischen und verhaltensbezogenen Fähigkeiten. Dennoch hat der öffentliche Sektor oft Schwierigkeiten, Talente anzuziehen und zu halten, da ihm die Agilität, Attraktivität und Vergütung des privaten Marktes fehlen. Die Situation wird durch eine Welle bevorstehender Pensionierungen noch verschärft, was sowohl das institutionelle Wissen als auch die betriebliche Kontinuität bedroht.

Bewältigung der Herausforderungen des öffentlichen Auftragswesens mit KI

KI hat das Potenzial, Organisationen des öffentlichen Beschaffungswesens bei der Lösung vieler ihrer Herausforderungen zu unterstützen, und zwar Anwendungsfälle, die den gesamten Beschaffungsprozess abdecken. Wir haben wichtige KI-Anwendungsfälle gesammelt, die zur Steigerung der Effizienz beitragen und wertvolle Einblicke in das öffentliche Auftragswesen liefern können.

Schaffen Sie eine einheitliche Datengrundlage

KI hilft dabei, die Herausforderung isolierter und fragmentierter Systeme zu bewältigen, indem sie eine zentrale, zuverlässige Grundlage für Beschaffungsdaten schafft. Es automatisiert die Datenbereinigung und -harmonisierung um unterschiedliche Eingaben zu standardisieren und zu strukturieren und so eine einzige Informationsquelle zu schaffen. Fortschrittliche Techniken wie Named Entity Recognition und Knowledge Graphen bereichern und verknüpfen Daten weiter und ermöglichen so eine ganzheitlichere Entscheidungsfindung für alle Einkaufsfunktionen.

Automatisieren Sie Routineabläufe

KI kann Teams dabei helfen, ihre Abhängigkeit von manuellen Prozessen zu reduzieren. Durch den Einsatz von KI-gestützter Automatisierung können Teams für das öffentliche Auftragswesen trotz begrenzter Ressourcen mehr erledigen und so die Geschwindigkeit des Beschaffungsprozesses erhöhen, ohne Kompromisse bei der Genauigkeit einzugehen. Zum Beispiel generative Aufnahme Tools wandeln Freitextanfragen in strukturierte Beschaffungsdokumente um und reduzieren so die Notwendigkeit einer kontinuierlichen Hin- und Herkommunikation zur Klärung der Anforderungen. Darüber hinaus können KI-Agenten automatische Erstellung, Verwaltung und Auswertung von Routineausschreibungen unter menschlicher Aufsicht. Durch Auswahl eine integrierte KI-PlattformIm Gegensatz zu isolierten Tools können Teams die Automatisierung flexibel auf zusätzliche Workflows skalieren, wenn sich die Anforderungen ändern.

Sorgen Sie für eine mühelose Einhaltung von Vorschriften

KI vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem Kontrollen direkt in die Beschaffungsprozesse eingebettet werden. Regelbasierte Compliance-Prüfungen setzen automatisch interne Richtlinien und gesetzliche Anforderungen durch, während die Generierung von Auditprotokollen sicherstellt, dass jede Aktion nachvollziehbar und gut dokumentiert ist. Erklärbare KI erhöht die Transparenz weiter und ermöglicht es den Beschaffungsteams, Entscheidungen gegenüber Aufsichtsbehörden und Wirtschaftsprüfern zu begründen.

Verbessern Sie die Beteiligung der Lieferanten

KI kann dazu beitragen, den Trend des rückläufigen Lieferantenengagements umzukehren, indem der Zugang erweitert und die Interaktionen vereinfacht werden. Intelligente Discovery-Tools verwenden semantische Suche und KI-gestütztes Matchmaking, um qualifizierte, (nachhaltige) Lieferanten zu identifizieren, die über das übliche Netzwerk hinausgehen. In der Zwischenzeit unterstützt das KI-gestützte Lieferantenbeziehungsmanagement ein besseres Onboarding, eine bessere Kommunikation und eine bessere Leistungsverfolgung während des gesamten Lieferantenlebenszyklus.

Bilden Sie schlankere, leistungsfähigere Teams

KI verbessert die Teamkapazität und die Kontinuität angesichts von Talentengpässen und drohenden Pensionierungen. Tools zur Wissenserfassung bewahren das institutionelle Fachwissen und stellen sicher, dass wichtige Erkenntnisse auch dann zugänglich sind, wenn erfahrene Fachkräfte die Belegschaft verlassen. Die Human-in-the-Loop-Automatisierung ermöglicht es Teams, Routineaufgaben auszulagern und gleichzeitig die Kontrolle über wichtige Entscheidungen zu behalten. Dies ermöglicht es Teams, erhöhte Arbeitslasten effektiver zu bewältigen.

Hindernisse für die Einführung von KI (und wie man sie überwindet)

Die Möglichkeiten, die KI bietet, klingen zwar vielversprechend und sollten dringend genutzt werden, aber die Teams für das öffentliche Auftragswesen setzen die neue Technologie im Vergleich zum privaten Sektor erneut nur langsam ein. Dafür gibt es einige wichtige Gründe:

• Bedenken hinsichtlich Datensensibilität und Cybersicherheit: Daten zur öffentlichen Auftragsvergabe enthalten häufig sensible finanzielle und persönliche Informationen. Ohne solide Datenverwaltungs- und Sicherheitsprotokolle riskieren Behörden Verstöße, die das Vertrauen der Öffentlichkeit untergraben und gegen Datenschutzgesetze verstoßen könnten.

• Regulatorische und ethische Bedenken: KI im öffentlichen Sektor muss hohe Standards in Bezug auf Fairness, Transparenz und rechtliche Rechenschaftspflicht erfüllen. Diese Anforderungen können die Einführung verzögern, weil befürchtet wird, dass sie voreingenommen oder nicht eingehalten werden. So hat beispielsweise die britische Regierung vor Kurzem detaillierte Richtlinien für den Erwerb von KI-Technologien für staatliche Zwecke. Diese Richtlinien bieten zwar einen wertvollen Leitfaden für eine verantwortungsvolle Umsetzung, enthalten aber auch zusätzliche Schritte zur Einhaltung der Vorschriften, die Käufer einhalten müssen.

• Widerstand gegen Veränderungen und digitale Qualifikationslücken: Beschaffungsfachleute lehnen KI-Tools möglicherweise ab, weil sie sich nicht auskennen oder Angst vor einer Verdrängung von Arbeitsplätzen haben, trotz des offensichtlichen Fachkräftemangels.

• Komplexität der Integration: Viele IT-Landschaften des öffentlichen Sektors sind stark veraltete Systeme, was es schwierig macht, moderne KI-Systeme ohne größere Überarbeitungen bereitzustellen.

Wie Procure Ai die Einführung von KI im öffentlichen Auftragswesen erleichtert

Die KI-native Procurement Automation Platform von Procure Ai wurde entwickelt, um diese Herausforderungen zu bewältigen und die Einführung von KI im öffentlichen Sektor sicher, verantwortungsbewusst und praktisch zu gestalten. Die folgenden Hauptfunktionen ermöglichen dies:

• Private Cloud von Haus aus: Procure Ai wird in einer privaten Cloud-Umgebung mit ISO27001-zertifizierter Sicherheit ausgeführt, die strenge Datenschutz- und Compliance-Standards des öffentlichen Sektors erfüllt.

• Verantwortungsvolle und erklärbare KI: Alle von der KI getroffenen Entscheidungen können klar erklärt werden, sodass Teams regulatorische, ethische und rechtliche Erwartungen mit Zuversicht erfüllen können.

• Human-in-the-Loop-Flexibilität: Die Benutzer kontrollieren, wo KI eingesetzt wird und wo die menschliche Aufsicht verbleibt. Das macht es einfacher, Vertrauen aufzubauen, Veränderungen zu bewältigen und Teams im Laufe der Zeit weiterzubilden.

• Nahtlose Integration: Procure Ai lässt sich problemlos mit bestehenden Beschaffungssystemen verbinden, wodurch Unterbrechungen reduziert und kostspielige Infrastrukturüberholungen vermieden werden.

KI für den öffentlichen Sektor nutzbar machen

Die Teams für das öffentliche Auftragswesen stehen unter immensem Druck — von steigendem Volumen und zunehmender Komplexität bis hin zu schrumpfenden Ressourcen und veralteten Systemen. KI hat das Potenzial, eine echte digitale Transformation im öffentlichen Auftragswesen zu ermöglichen, aber nur, wenn die spezifischen Anforderungen des Sektors in das Lösungsdesign einfließen. Mit einem sicheren Infrastruktur- und Bereitstellungsansatz sowie einem „Human in the Loop“ -Design erleichtert Procure Ai Regierungsbehörden die schnelle Einführung von KI — ohne Kompromisse bei Vertrauen, Compliance oder realen Auswirkungen einzugehen.

Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie KI den Druck auf Ihr Beschaffungsteam verringern kann — sicher und verantwortungsbewusst.