Gemeinsam besser: Verknüpfung von autonomer Beschaffung und Verhandlung für maximale Einsparungen

Stellen Sie sich vor, es ist 2026 und die Einkaufsteams stehen erneut unter steigendem Druck, Einsparungen zu erzielen. Dennoch bleiben bis zu 80% der Transaktionen aufgrund von Ressourcenengpässen und Ausgabenschwellen von der Beschaffung unberührt.

Eine Möglichkeit, dieser Herausforderung zu begegnen, besteht darin, mehr Einkaufsmanager einzustellen und sie mit Verhandlungen über taktische Anfragen zu beauftragen. Ein anderer Ansatz besteht darin, Beschaffung und Verhandlungen (zwei separate, aber miteinander verflochtene Prozesse) langfristig zu automatisieren, um einen Teil dieser Einsparungen zu erschließen. Was wirst du tun?

Laut Gartners Einblick in die Innovation: Autonome Beschaffung, bis 2027 werden 25% aller Beschaffungsveranstaltungen vollständig autonom ablaufen, und bis 2028 wird künstliche Intelligenz (KI) bei der Planung und Durchführung von 70% der Beschaffungsveranstaltungen helfen. Dieser Blog definiert autonome Beschaffung und Verhandlungen, listet die wichtigsten Unterschiede auf und erklärt, warum sie zusammen genutzt werden sollten, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.

Autonome Beschaffung und Verhandlung: Getrennt, aber miteinander verflochten

Beschaffung und Verhandlung sind zwei separate, aber eng miteinander verflochtene Prozesse. Während des Beschaffungsprozesses holen die Teams Angebote von einem oder mehreren Anbietern ein. Danach verhandeln sie möglicherweise mit einem oder allen Lieferanten, die ein Angebot eingereicht haben, nicht. Das Gleiche gilt für autonome Beschaffung und Verhandlungen.

Was ist autonomes Sourcing?

Autonome Beschaffung ist eine fortschrittliche E-Sourcing-Lösung, die KI und generative KI integriert, um den Beschaffungsprozess zu automatisieren und eine integrierte Entscheidungsunterstützung zu bieten. Auf diese Weise können Beschaffungsteams ihre verwalteten Ausgaben mit begrenzten manuellen Eingriffen erhöhen, indem sie Transaktionen mit niedrigerem Wert durchführen. Der Beschaffungsprozess umfasst mehrere Schritte, von der Entwicklung von Spezifikationen über die Identifizierung relevanter Lieferanten, das Einholen von Angeboten, das Aushandeln von Preisen (optional) bis hin zur Auftragsvergabe. Einige oder alle dieser Schritte können automatisiert werden.

Was sind autonome Verhandlungen?

Autonome Verhandlung nutzt KI und maschinelles Lernen, um Handelsbedingungen wie Preise, Lieferfristen, Zahlungsbedingungen oder Vertragsdauern ohne menschliches Eingreifen auszuhandeln. Verhandlungen, die von KI-Agenten verwaltet werden, können sowohl die Kommunikation als auch die Entscheidungsfindung automatisieren, indem vordefinierte Regeln angewendet und Echtzeitdaten verwendet werden.

Die wichtigsten Unterschiede

Der Hauptunterschied zwischen autonomer Beschaffung und Verhandlung ist der Umfang:

• Autonome Beschaffung umfasst den gesamten Beschaffungsprozess: Entwicklung der Ausschreibungsunterlagen oder Spezifikationen, Lieferantenidentifikation, Angebotserfassung, Angebotsbewertung, Verhandlung (optional), Auftragsvergabe und Vergabe.

• Autonome Verhandlung konzentriert sich speziell auf die Automatisierung der Verhandlungsphase des Beschaffungsprozesses und setzt KI-Agenten ein, um zu kommunizieren, Daten zu analysieren und Vereinbarungen zu treffen. Autonome Verhandlungen können auf Verhandlungen mit einem oder mehreren Anbietern angewendet werden.

Automatisierung mit Menschen auf dem Laufenden

Autonome Beschaffungs- und Verhandlungssysteme bieten Einkaufsteams einen flexiblen Ansatz zur KI-Automatisierung, bei dem die Teams entscheiden können, in welchem Umfang sie in den Prozess einbezogen werden möchten und welche Aspekte sie gerne dem KI-Agenten überlassen. In der Regel KI-Agenten arbeiten mit einem gewissen Maß an Autonomie, treffen Entscheidungen, ergreifen Maßnahmen und verfolgen definierte Ziele, während gleichzeitig in kritischen, vordefinierten Phasen menschliche Mitwirkung zur Überwachung, Beurteilung und Intervention erforderlich ist.

Im Kontext von Autonomous Sourcing & Negotiations definieren Menschen die Einsatzregeln, einschließlich der Ausgabenkategorien, in denen sie angewendet werden, des Verhandlungsverhaltens, der Aggressivität und anderer Faktoren.

Gemeinsam besser: Autonome Beschaffung und Verhandlungen verbinden, um maximale Einsparungen zu erzielen

Durch die Integration der autonomen Beschaffungstechnologie mit KI-gesteuerten Verhandlungen entsteht ein nahtloser, durchgängiger Beschaffungsprozess, der die Effizienz, Skalierbarkeit und Kostenoptimierung verbessert. Es ermöglicht Teams, schneller, genauer und konzentrierter zu arbeiten, insbesondere bei taktischen und operativen Ausschreibungen, bei denen die Beteiligung der Beschaffung optional oder aufgrund des Ungleichgewichts zwischen den erforderlichen Ressourcen und der erwarteten Rendite nicht praktikabel ist.

Vorteile der Verbindung von autonomer Beschaffung und Verhandlungen

Die Verbindung von autonomer Beschaffung und Verhandlung bietet für Beschaffungsteams mit geringen Ressourcen, aber chancenreichen Einkaufsteams mehrere wichtige Vorteile:

• Reduzierte Zykluszeiten durch tiefere Automatisierung: Die Kombination von autonomer Beschaffung und autonomer Verhandlung ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Beschaffungsprozess zu automatisieren, von der Entwicklung der Ausschreibungsunterlagen und der Veranstaltungserstellung über die Identifizierung und Qualifizierung von Lieferanten bis hin zu den Handels-/Vertragsverhandlungen und der Vergabe. Durch diese Integration entfallen manuelle Übergaben zwischen der Beschaffungs- und Verhandlungsphase, wodurch die Zykluszeiten reduziert werden.

• Höhere Verwaltungsausgaben und Einsparungen: Die Automatisierung von Beschaffung und Verhandlungen ermöglicht es der Beschaffung, taktische und operative Anfragen von geringerem Wert zu bearbeiten. Dies ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen (durchschnittlich 4,7%) durch ein effektives Ausgabenmanagement.

• Skalierbarkeit ohne Hinzufügen von Ressourcen: Die Verbindung von autonomer Beschaffung und Verhandlungen ermöglicht es Unternehmen, Tausende von Lieferanteninteraktionen und Verhandlungen parallel abzuwickeln, ohne zusätzliche Ressourcen hinzufügen zu müssen. Dies ist mit manuellen Prozessen nicht machbar und wird für immer effizienter sein, als Menschen mit der Arbeit zu beauftragen.

• Maßgeschneiderte Umsetzung von Kategorienstrategien: Die Verbindung von autonomer Beschaffung und Verhandlungen ermöglicht die maßgeschneiderte Umsetzung von Kategorienstrategien im taktischen und operativen Bereich, da je nach Kategorie unterschiedliche Beschaffungs- und Verhandlungsstrategien entworfen werden können.

Autonome Beschaffung und Verhandlungen sind ein Paradebeispiel für vernetzte Einkaufserlebnisse, die von Menschen entworfen, auf Daten gestützt und durch KI-Automatisierung bereitgestellt werden. Sie stehen für KI-Anwendungsfälle die es Beschaffungsteams ermöglichen, Routineaufgaben mit hohem Volumen zu automatisieren und mehr Wert zu liefern, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen. Das hybride Modell aus menschlichem Fachwissen und KI-Umsetzung stellt sicher, dass Menschen die Leitplanken für Verhandlungen mit geringem Wert entwerfen und sich gleichzeitig auf die Verwaltung strategischer Beschaffungsvorgänge und Verhandlungen konzentrieren, die eine menschliche Berührung erfordern.

Autonome Beschaffung und Verhandlung mit Procure Ai

Die Procurement Automation Platform von Procure Ai ermöglicht es Unternehmen, Beschaffung und Verhandlungen auf Autopilot abzuwickeln, sodass sie echte Einsparungen aus bisher ungenutzten taktischen Ausgaben erzielen können. Die Procure Ai-Plattform unterstützt verschiedene Anwendungsfälle und Automatisierungsgrade für autonome Beschaffung und Verhandlungen, einschließlich der Verwaltung taktischer Beschaffungsvorgänge mit einzelnen oder mehreren Lieferanten oder der Beschaffung von Vertragsgegenständen. Die plattformarchitektur ermöglicht auch das Verknüpfen mehrerer verwandte KI-Anwendungsfälle, wie z. B. das Eingangsmanagement (für die Entwicklung von Spezifikationen und Ausschreibungsdokumenten) oder die operative Einkaufsautomatisierung (Umwandlung von Projekten in POs), um eine tiefere Prozessautomatisierung voranzutreiben.

Basierend auf den Erfahrungen unserer Kunden führen automatisierte Beschaffung und Verhandlungen zu einer durchschnittlichen Ersparnis von 4,7%. Das bedeutet, dass Sie für jede 100 Millionen € an Tail-Ausgaben, die Sie in Anspruch nehmen, unter dem Strich rund 5 Millionen € an Einsparungen erzielen können.

Warum beide zusammen verwenden?

Autonome Beschaffung und Verhandlungen sind am leistungsfähigsten, wenn sie integriert sind, da sie einen nahtlosen, intelligenten Beschaffungsablauf schaffen. Auf diese Weise kann die Beschaffung Einsparungen aus bisher ungenutzten Ausgaben erzielen, auf die oft bis zu 80% der Transaktionen entfallen. Dies beschleunigt nicht nur die Beschaffungszyklen und senkt die Kosten, sondern verbessert auch die Entscheidungsqualität, die Lieferantenbeziehungen und die organisatorische Agilität.

Möchten Sie mehr sparen? Kontaktiere uns um herauszufinden, wie Sie Ihre Beschaffung und Verhandlungen mit KI automatisieren können.