Autonome Verhandlungen helfen der Beschaffung, mithilfe von KI höhere Kosteneinsparungen zu erzielen

Verhandlungen sind für das Wertversprechen der Beschaffung von zentraler Bedeutung, aber begrenzte Ressourcen zwingen Teams oft dazu, sich nur auf die wichtigsten und wirkungsvollsten Beschaffungsveranstaltungen und Verträge zu konzentrieren. Interne Richtlinien zur Einbindung der Beschaffung und zur Beteiligung an Projekten in der Spätphase schränken die Möglichkeiten des Beschaffungswesens, die Ausgaben zu beeinflussen, weiter ein. Das hat zur Folge, dass bis zu 90% der Transaktionen und ein großer Prozentsatz der Ausgaben in den Händen der Interessengruppen bleiben und von der Auftragsvergabe unberührt bleiben. Das bedeutet, dass die Beschaffungsteams Jahr für Jahr nicht in der Lage sind, Einsparungen in Höhe von schätzungsweise 20— 50% der adressierbaren Ausgaben zu erzielen.

Autonome Verhandlungen können den Beschaffungsteams helfen, diese Herausforderung zu bewältigen. Laut Gartner Die wichtigsten Technologietrends im Einkauf 2024 Berichten zufolge werden 20% der Unternehmen bis 2026 virtuelle Assistenten und Chatbots einsetzen, um die Interaktionen zwischen Stakeholdern und Anbietern zu verwalten. Autonome Verhandlungen nutzen intelligente Automatisierung und Entscheidungsunterstützung, um es der Beschaffung zu ermöglichen, taktische und operative Ausschreibungen auszuhandeln, bei denen die Beteiligung der Beschaffung optional ist (unter der Beteiligungsschwelle) oder zu spät erfolgt. Bei der Beschaffung können Einsparungen von rund 4,7% erzielt werden, wenn diese bisher unberührten Gebiete erschlossen werden.

In diesem Blog wird untersucht, wie autonome Verhandlungen funktionieren, welche Technologien sie ermöglichen und welche wichtigsten Vorteile sie den Beschaffungsteams bieten.

Autonome Verhandlungen verstehen

Autonome Verhandlungen nutzen künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen, um kommerzielle Bedingungen wie Preise, Lieferfristen, Zahlungsbedingungen oder Vertragsdauern mit begrenztem oder gar keinem menschlichen Eingreifen auszuhandeln. Der Prozess automatisiert die Kommunikation und Entscheidungsfindung durch die Anwendung vordefinierter Regeln und Echtzeitdaten. Derzeit konzentrieren sich autonome Verhandlungen auf quantifizierbare Bedingungen, die in numerischen Werten ausgedrückt werden. Es wird jedoch erwartet, dass ihr Anwendungsbereich in Zukunft um komplexere Vertragsklauseln erweitert wird.

Die Technologie hinter autonomen Verhandlungen

Autonome Verhandlungen werden durch eine Kombination fortschrittlicher KI-Technologien unterstützt, die zusammenarbeiten, um effektive Verhandlungsstrategien zu simulieren und umzusetzen:

• Prädiktive Analysen ermöglichen es KI-Systemen, Preistrends vorherzusagen und das Verhalten von Lieferanten zu antizipieren, was einen strategischen Vorteil bietet.

• Natural Language Processing (NLP) ermöglicht es dem System, Lieferantennachrichten auf menschenähnliche Weise zu interpretieren und darauf zu reagieren, was eine reibungslose Kommunikation ermöglicht.

• Maschinelles Lernen spielt eine entscheidende Rolle, da es die Verhandlungstaktiken auf der Grundlage früherer Ergebnisse kontinuierlich verfeinert und die Leistung im Laufe der Zeit verbessert.

• Die Datenverarbeitung in Echtzeit ermöglicht es der KI, sofort auf Veränderungen der Marktpreise oder der Lieferkettenbedingungen zu reagieren und sicherzustellen, dass Entscheidungen relevant und wettbewerbsfähig bleiben.

So funktionieren autonome Verhandlungen

Der autonome Verhandlungsprozess folgt in der Regel einem strukturierten Arbeitsablauf, der von der Festlegung der ersten Ziele bis zum Abschluss von Vereinbarungen reicht und verwaltet wird von KI-Agenten mit minimalem bis gar keinem menschlichen Eingreifen, abhängig vom gewünschten Maß an Autonomie.

Verhandlungen können auf zwei Arten ausgelöst werden:

1. Manuell auf Projektbasis: Das Einkaufsteam kann für eine bestimmte Bestellanforderung entscheiden, ob eine Verhandlung mit einem einzelnen Lieferanten eingeleitet wird, oder für ein vorheriges taktisches Einkaufsereignis, um mit mehreren Lieferanten zu verhandeln. Ein weiteres Beispiel für einen zielgerichteten Ansatz ist die (Neu-) Verhandlung von Zahlungsbedingungen mit einer breiten Auswahl von Lieferanten.

2. Automatisch basierend auf vordefinierten Regeln: Kategoriemanager und Einkauf können Regeln und Parameter definieren (z. B. Kategoriencode, Ausgabenschwelle, bevorzugte Lieferanten), für die eine Bestellanforderung automatisch eine Verhandlung auslösen soll. Dieser Ansatz kann die Operationalisierung von Kategorienstrategien unterstützen, insbesondere in einem wettbewerbsintensiven Marktumfeld mit mehreren bevorzugten Anbietern oder in denen häufig Einzelanbieter eingesetzt werden.

Zu den wichtigsten Schritten in diesem Prozess gehören:

1. Parameter einstellen: Das Beschaffungsteam definiert Ziele wie angestrebte Sparquoten, bevorzugte Liefertermine, akzeptable Zahlungsbedingungen, Risikotoleranz und Aggressivität der Verhandlungen. Das Beschaffungswesen definiert auch Auslöser für die manuelle Überprüfung erkannter Geschäftschancen oder für automatisierte Prozessabläufe auf der Grundlage von Kategorien, bevorzugten Lieferanten oder Ausgabenschwellen.

2. Verhandlungen einleiten: Das KI-System kontaktiert Lieferanten mithilfe dynamischer Vorlagen, analysiert Antworten und leitet Gegenangebote auf der Grundlage voreingestellter Geschäftsregeln ein.

3. Abschluss von Geschäften: Sobald eine gegenseitige Einigung festgestellt wurde, finalisiert das System die Bedingungen, generiert automatisch Verträge und protokolliert die Ergebnisse.

4. Bestellanforderungen aktualisieren: Lieferanten laden ihre überarbeiteten Angebotsdokumente in das System hoch, das dann die Bestellanforderung aktualisiert und Genehmigungsworkflows auslöst.

Vorteile autonomer Verhandlungen

Autonome Verhandlungen bieten erhebliche Vorteile für Einkaufsteams, die ihre Reichweite vergrößern, den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren und bisher ungenutzte Werte aus ihren Gesamtausgaben erschließen möchten. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Geschwindigkeit und Effizienz: Verhandlungen, die zuvor nicht stattgefunden haben, weil sie zu lange dauern würden, können jetzt in wenigen Minuten abgeschlossen werden, da KI die Zykluszeiten drastisch reduziert. Dies macht Verhandlungen durchführbar, wenn ein geringer Wert, eine verspätete Beteiligung oder ein Mangel an Ressourcen die Beschaffung zuvor daran gehindert hätten, Einsparungen zu erzielen.

• Datengestützte Erkenntnisse: KI analysiert kontinuierlich vergangene Verhandlungsdaten zusammen mit den aktuellen Marktbedingungen, um die effektivsten Verhandlungsstrategien zu empfehlen. Dadurch erhalten die Beschaffungsteams einen besseren Einblick in das Verhalten der Lieferanten, die Preistrends und die Risikoindikatoren und verbessern so unmittelbare und zukünftige Entscheidungen.

• Kosteneinsparungen: KI identifiziert günstige Geschäftsbedingungen anhand von Marktdaten in Echtzeit, historischen Preisinformationen und verhaltensbezogenen Erkenntnissen, um konsistent bessere Preise zu erzielen. Da die Automatisierung ohne zusätzliche Mitarbeiterzahl skaliert werden kann, kann die Beschaffung ihre adressierbaren Ausgaben erhöhen und bisher ungenutzte Käufe aushandeln, ohne die Betriebskosten zu erhöhen.

• Verbesserte Lieferantenbeziehungen: KI ermöglicht eine konsistente, faire und transparente Kommunikation mit Lieferanten. Durch die Beseitigung emotionaler Vorurteile und die Aufrechterhaltung der Professionalität bei jeder Verhandlung fördert das System Vertrauen und gewährleistet eine gerechte Behandlung. Es stellt auch sicher, dass kleine Lieferanten engagiert werden und bevorzugte Lieferanten regelmäßig in die entsprechenden Ausschreibungen einbezogen werden, wodurch sowohl die taktischen als auch die strategischen Beziehungen gestärkt werden.

• Skalierbarkeit und Agilität: Unabhängig davon, ob mit 1, 5, 50 oder 5.000 Lieferanten verhandelt wird, halten KI-Systeme Leistung und Qualität aufrecht. Dies ermöglicht es kleinen Einkaufsteams, ihr Gewicht zu übertreffen und Abläufe zu skalieren, um komplexe Lieferketten effizient zu verwalten. Autonome Verhandlungen ermöglichen auch schnelle Neuverhandlungen als Reaktion auf plötzliche Marktveränderungen wie Zolländerungen oder geopolitische Ereignisse.

Autonome Verhandlungen mit Procure Ai

Die Procurement Automation Platform von Procure AI ermöglicht es Unternehmen, Verhandlungen auf Autopilot zu führen, wodurch echte Einsparungen durch bisher ungenutzte taktische Ausgaben erzielt werden. Procure AI unterstützt verschiedene Anwendungsfälle für autonome Verhandlungen mit unterschiedlichem Automatisierungsgrad. Das plattformarchitektur ermöglicht auch die Verknüpfung mehrerer verwandter KI-Anwendungsfälle, wie z. B. autonomes Sourcing, Lieferantenscouting und Vertragsverhandlungen, um eine tiefere Prozessautomatisierung voranzutreiben.

Basierend auf den Erfahrungen unserer Kunden autonome Beschaffung und Verhandlungen ergeben eine durchschnittliche Ersparnis von 4,7%. Das bedeutet, dass Sie für jede 100 Millionen € an Tail-Ausgaben, die Sie anfassen, neue Einsparungen in Höhe von rund 5 Millionen € erzielen können.

Mit KI ungenutzte Einsparungen erschließen

Autonome Verhandlungen gestalten die Beschaffung neu, indem sie den Verhandlungsprozess rationalisieren und ihn schneller, konsistenter und datengestützter machen. Da sich diese Technologie weiterentwickelt, werden sich Erstanwender durch optimierte Abläufe und stärkere Lieferantennetzwerke einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Dies wird es ihnen ermöglichen, andere nachgelagerte Prozesse wie Vertragsverhandlungen zu nutzen, wodurch zusätzliche Ressourcen freigesetzt werden.

Ehrgeizige Einkaufsleiter erwägen bereits autonome Verhandlungen und beginnen, sie in ihre Beschaffungs-, Kategoriemanagement- und Verhandlungsstrategien zu integrieren. Kontaktiere uns um zu erfahren, wie Procure Ai autonome Verhandlungen unterstützt und Ihnen helfen kann, neue Einsparungen aus Ihren Gesamtausgaben zu erzielen.