KI-Anwendungsfälle zur Transformation der Beschaffung

Einkaufsteams werden oft gebeten, mit weniger mehr zu erreichen. Die Tatsache, dass wir mit einem sich ständig ändernden, zunehmend volatilen Geschäftsumfeld konfrontiert sind, in dem die Hinzufügung von Aufgaben von den Überlegungen zur Mitarbeiterzahl abgekoppelt wurde, lässt nur eine Schlussfolgerung zu: Technologie muss uns helfen, Komplexität zu bewältigen, uns vor Aufgaben zu bewahren, die kaum kognitiv sind, und unsere Produktivität zu steigern. Kurz gesagt, Technologie muss manuelle Prozesse automatisieren und Entscheidungen fundieren.

Heute verhindern nur inkonsistente Datenstrukturen, fehlende Fähigkeiten zur Nutzung von Daten für die Automatisierung und rätselhafte Tool-Landschaften die Beschaffung daran, diese durchgängige Prozessverbesserung zu erreichen.

KI hat das Potenzial, der Beschaffung zu helfen, die Komplexität der Beschaffung zu bewältigen und die Effizienz trotz knapper Ressourcen zu verbessern. Laut der Umfrage von Gartner zum Chief Procurement Officer von 2024 evaluieren mehr als zwei Drittel der Einkaufsorganisationen KI-Anwendungsfälle oder verwenden KI als Teil von Paketlösungen von Anbietern.

In diesem Artikel werden spezifische KI-Anwendungsfälle im gesamten Beschaffungsprozess beschrieben, die der Beschaffung dabei helfen können, gemeinsame Herausforderungen zu bewältigen und das Problem „Mehr mit weniger“ zu überwinden.

Herausforderungen im Beschaffungswesen, die KI-Anwendungsfälle lösen können

KI kann Beschaffungsteams in die Lage versetzen, ihre Produktivität zu verbessern, Routine- und Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen oder zu automatisieren und bessere und schnellere Analysen durchzuführen. Auf diese Weise können Teams die zunehmend komplexe Beschaffungslandschaft bewältigen, und Einkaufsleiter können Ressourcen für strategische Gelegenheiten einsetzen. Ein aktueller MIT-Bericht erklärte, dass Unternehmen den größten Nutzen aus dem Einsatz von KI zur Automatisierung von Routineaufgaben ziehen.

„[In einer aktuellen Studie] fand MIT den größten ROI in der Backoffice-Automatisierung, da sie das Outsourcing von Geschäftsprozessen überflüssig machte, die Kosten für externe Agenturen senkte und die Abläufe rationalisierte.“ - Fortune.com

Zu den spezifischen Herausforderungen im Beschaffungswesen, die KI bewältigen kann, gehören:

• Datenüberflutung und Qualität: Die meisten Organisationen haben Probleme mit unzusammenhängende Daten und inkonsistente Qualitätwas es schwierig macht, große interne und externe Datensätze zu analysieren und zu verarbeiten, um fundierte Entscheidungen zu treffen. KI kann diese Herausforderungen bewältigen, indem sie die Datenqualität verbessert, strukturiert und analysiert und schnell wertvolle Erkenntnisse liefert.

• Manuelle und zeitaufwändige Prozesse: Beschaffungsteams verbringen oft zu viel Zeit mit administrativen Aufgaben, insbesondere in den Bereichen Purchase-to-Pay, taktische Beschaffung und operatives Lieferantenmanagement. Durch KI-gestützte Automatisierung können diese Ressourcen für strategische Chancen genutzt werden.

• Compliance und regulatorische Komplexität: Die Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und internen Richtlinien kann überwältigend sein. KI kann die Compliance-Überwachung automatisieren, Benutzer durch Prozesse führen und so das Risiko von Verstößen verringern.

• Ineffiziente Beschaffung, Verhandlungen und Lieferantenauswahl: Die Beschaffung ist oft ein starrer Prozess, weshalb er langsam und für Projekte mit geringem Wert ungeeignet ist (was ein niedriger Wert ist, hängt von der Organisation, dem Land und der Kategorie ab). KI kann rationalisieren Sie die Erstellung von Sourcing-Events, die Identifizierung der Lieferanten, die Vergleiche oder Vorschläge und Verhandlung von Handelsbedingungen und Verträgen.

• Minderung von Lieferantenrisiken und Betriebsstörungen: KI-Tools können Beschaffungsteams dabei unterstützen, Lieferanteninformationen und Marktentwicklungen zu überwachen, potenzielle Störungen wie Engpässe oder Verzögerungen aufgrund externer Ereignisse vorherzusagen und alternative Lieferanten oder Produkte zu empfehlen, bevor der Betrieb beeinträchtigt wird.

KI-Anwendungsfälle in der Beschaffung

KI hat das Potenzial, die Beschaffung zu verändern bei jedem Schritt des gesamten Prozesses, von der Analyse und Planung über die Beschaffung, Auftragsvergabe und den Einkauf bis hin zum Rechnungsmanagement. Im Folgenden untersuchen wir die wichtigsten Anwendungsfälle in der Beschaffung.

Ausgaben- und Datenanalysen

KI kann Ausgaben und Datenanalysen verbessern, indem Rationalisierung der Datenkategorisierung, Bereinigung, Harmonisierung und Anreicherung über mehrere Quellen hinweg, wodurch Genauigkeit und Konsistenz für eine bessere Ausgabentransparenz gewährleistet werden. Es kann Finanztransaktionsdaten (aus Rechnungen ohne Verkaufsstellen) klassifizieren, Lieferantenprofile harmonisieren und Daten mit wertvollen Erkenntnissen wie Bonität, Risikoindikatoren und ESG-Scores anreichern. Mithilfe KI-gestützter Analysen und individueller, auf Prompts basierender Analysen können Beschaffungsteams Ausgaben- und Preismuster aufdecken, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren. Darüber hinaus kann KI Auffälligkeiten wie Überzahlungen, Auftragsaufteilung oder eigenwillige Käufe erkennen, sodass das operative Beschaffungswesen die Einblicke erhält, die für die Entwicklung von Gegenmaßnahmen erforderlich sind.

Kategorie Strategieentwicklung

KI kann Beschaffungsteams in die Lage versetzen, datengestützte Kategorienstrategien zu entwickeln, indem sie Marktdaten, Informationen zur Lieferantenleistung und Preistrends in Echtzeit sammeln und analysieren. Sie kann auch Nachfrage- und Branchenveränderungen vorhersagen und auf der Grundlage ihrer Prognosen Simulationen und Szenariomodelle erstellen. Auf diese Weise können Beschaffungsteams Risiken proaktiv mindern, Kostentreiber identifizieren, Beschaffungsstrategien optimieren und bessere Konditionen aushandeln. KI kann den Prozess zur Entwicklung einer Kategoriestrategie weiter verbessern, indem potenzielle Wertpotenziale identifiziert und empfohlen werden, die auf interne Geschäftsanforderungen und externe Marktkräfte abgestimmt sind.

Leistungsmanagement

KI-Tools können die Erfassung von Einsparungen automatisieren, indem sie die Ausgaben eines Unternehmens mit Benchmarks vergleichen und tatsächliche und prognostizierte Einsparungen identifizieren. Es kann auch zukünftige Sparmöglichkeiten vorschlagen, die auf der Ausgabenanalyse oder den Verlängerungszyklen von Verträgen basieren. KI-gestützte Dashboards können das Leistungsmanagement weiter unterstützen, indem sie Teams in Echtzeit Einblick in die Lieferantenleistung, Kostensenkungen, die Einhaltung von Verträgen und andere wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) bieten.

Beschaffung und Verhandlung

KI kann zur Verbesserung verwendet werden jeder Schritt des Beschaffungs- und Verhandlungsprozesses. Es kann den RFx-Prozess von der Lieferantensuche bis hin zur Verhandlung und Vergabe automatisieren, indem es globale Datenbanken durchsucht, die Fähigkeiten der Anbieter bewertet und Lieferanten anhand von Preisen, Risiko und Leistung bewertet. KI kann auch Angebote in Echtzeit bewerten, Angebote vergleichen und Lieferanten Feedback geben. Wenn es um Verhandlungen geht, kann KI den Beschaffungsteams helfen, Verhandlungsstrategien zu entwickeln, geeignete Taktiken zu empfehlen und datengestützte Einblicke und Szenarioanalysen bereitzustellen. Am wirksamsten für das Endergebnis ist jedoch, dass KI auch Verhandlungen eigenständig führen.

Verwaltung der Lieferantenbeziehungen

KI kann das Lieferantenbeziehungsmanagement entlang des Lieferantenlebenszyklus verbessern, vom Onboarding bis zum Leistungsmanagement. Wenn ein neuer Lieferant ausgewählt wird, kann KI ihn auf finanzielle Stabilität, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und potenzielle Risiken überprüfen, bevor der Vertrag abgeschlossen wird. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, können KI-Tools den Onboarding-Prozess automatisieren, einem Unternehmen dabei helfen, sicherzustellen, dass seine Lieferantenprofile und Qualifikationen auf dem neuesten Stand bleiben, und Profile erweitern, indem Daten aus mehreren Quellen gesammelt und analysiert werden. KI-Tools können auch die Lieferantenleistung in Echtzeit überwachen, potenzielle Risiken identifizieren und zeitnahe, datengestützte Interventionen ermöglichen, um die Lieferantenpartnerschaften zu stärken und Kontinuität sicherzustellen.

Verwaltung von Verträgen

KI kann das Vertragsmanagement beschleunigen und gleichzeitig Genauigkeit und Einhaltung der Vorschriften sicherstellen. Während der Verhandlungen kann KI Dokumente überarbeiten, optimierte Klauseln vorschlagen und sicherstellen, dass vorab genehmigte rechtliche und kommerzielle Richtlinien eingehalten werden, was den Prozess beschleunigt. Wenn Verträge kurz vor dem Ablauf stehen, kann KI die Beschaffungsteams proaktiv benachrichtigen und sogar den Verlängerungsprozess, einschließlich Validierung und Konformitätsprüfungen, automatisieren.

Verwaltung der Aufnahme

KI kann unterstützt die Beschaffung bei der Rationalisierung des Eingangsmanagements indem strukturierte Daten aus Freitextanfragen extrahiert und in detaillierte Spezifikationen umgewandelt werden. Es kann die Erfahrung der Interessengruppen verbessern, indem es sie durch Richtlinien und Einkaufskanäle führt, dazu beiträgt, Ausgaben außerhalb der Verträge zu reduzieren und die Einhaltung von Prozessen und Haushaltskontrollen sicherzustellen. Darüber hinaus kann es Lieferantendokumente analysieren, um automatisch hochwertige erste Entwürfe von Leistungsbeschreibungen (SOWs) zu erstellen.

Einkauf und Betrieb

KI kann wichtige Schritte im Kaufprozess automatisieren und optimieren. Sie kann eingehende Kaufanfragen prüfen, Bestellungen (POs) generieren und diese mit minimalem oder gar keinem menschlichen Eingreifen zur Genehmigung weiterleiten. Sobald Bestellungen aufgegeben wurden, kann KI offene Bestellungen (POs) und Entwicklungen auf dem Versorgungsmarkt kontinuierlich überwachen, um potenzielle Störungen zu erkennen und proaktiv Abhilfemaßnahmen zu empfehlen, um die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Sie kann auch die Erstellung von Warenbelegen und Leistungsnachweisen automatisieren. Darüber hinaus kann KI die Einkaufsaktivitäten kontinuierlich in Echtzeit überwachen und verdächtige Transaktionen erkennen und kennzeichnen, um Betrug zu verhindern und eigenwillige Ausgaben einzudämmen.

Verwaltung von Rechnungen

KI kann das Rechnungsmanagement verändern, indem sie Genauigkeit, Geschwindigkeit und Sicherheit verbessert. Sie kann betrügerische Aktivitäten wie doppelte Rechnungen, gefälschte Rechnungen und überhöhte Gebühren erkennen und Unternehmen so dabei unterstützen, sich vor finanziellen Verlusten zu schützen. KI ermöglicht auch den problemlosen Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Warenbelegen oder Leistungsnachweisen, wodurch menschliche Fehler erheblich reduziert und der Zahlungsvorgang beschleunigt wird. Schließlich kann KI dazu beitragen, den Cashflow des Unternehmens zu optimieren, indem sie auf der Grundlage der vereinbarten Zahlungsbedingungen die besten Möglichkeiten für vorzeitige Zahlungen und Rabatte identifiziert und Lieferantenzahlungen automatisiert.

KI-gestützte Plattform für die Automatisierung der Beschaffung

Die bereitgestellten Anwendungsfälle zeigen das breite Spektrum an Optionen, wie KI dazu beitragen kann, die Effizienz und Wirkung der Beschaffung zu steigern, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen. Es zeigt auch, dass die Nutzung von KI bedeutet, Entscheidungen zu treffen. Was ist es bedeutet nicht, dass für jeden Anwendungsfall ein anderes Tool erforderlich ist.

Bei Procure Ai erfinden wir die Unternehmensbeschaffung mit einer KI-gestützten Beschaffungsautomatisierungsplattform neu. Wir kombinieren generative KI, fortschrittliche prädiktive Analysen und autonome Ausführung, um es der Beschaffung zu ermöglichen, Abläufe zu rationalisieren, betriebliche Risiken zu reduzieren, Kosteneinsparungen zu maximieren und Prozesse durchgängig zu automatisieren.

Durch die Orchestrierung fortschrittlicher KI/ML-Modelle, GenAI und KI-Agenten vereinheitlicht unsere Plattform Ausgaben- und Lieferantendaten systemübergreifend, verbessert das Stakeholder-Erlebnis bei der Nachfrageaufnahme, identifiziert Einsparmöglichkeiten in Ausgabenanalysen, führt autonom taktische Beschaffungsaktionen und Verhandlungen durch und bietet operativen Teams prädiktive Einblicke, wodurch ein breites Spektrum an Anwendungsfällen im Einkauf abgedeckt wird.

KI im Einkauf: Die Zeit ist jetzt

KI ist kein futuristisches Konzept mehr, sondern ein entscheidender Faktor für Beschaffungsteams, die Effizienz, Kosteneinsparungen und strategischen Wert steigern wollen. Durch die Automatisierung manueller Aufgaben, die Analyse riesiger Datensätze in Echtzeit und die Bereitstellung prädiktiver Erkenntnisse ermöglicht KI Beschaffungsfachleuten Folgendes sintelligentere, schnellere Entscheidungen im gesamten Beschaffungsprozess. Mit einer skalierbaren Plattform können Beschaffungsteams ihre Abhängigkeit von lösungsspezifischer KI überwinden und sich auf die Implementierung von KI konzentrieren, um die für ihr Unternehmen relevantesten Anwendungsfälle zu verbessern.

Durch den Wegfall administrativer Aufgaben hat Procure Ai Kunden wie EnBW, Kärcher und DMG Mori dabei geholfen, die Auftragsbearbeitungszeiten um 37% zu verkürzen, Vergabeentscheidungen um 47% zu beschleunigen und bei Verhandlungen über die Endausgaben durchschnittlich 4,6% zu sparen. Dies ermöglicht es CPOs, ihre knappen Ressourcen strategischen Geschäftschancen zuzuweisen.

Kontaktiere uns um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, das volle Potenzial von KI auszuschöpfen, um die Komplexität im Einkauf zu bewältigen.