AI Intake Management wird bis 2027 70% der Kaufanforderungen unterstützen

Das Eingangsmanagement — der Prozess der Entgegennahme, Bewertung und Priorisierung von Beschaffungsanfragen — ist der erste Schritt in vielen Beschaffungsprozessen und bereitet die Voraussetzungen für Beschaffungs-, Vertrags- und Einkaufsaktivitäten. Die technischen Möglichkeiten, Informationen mithilfe von Formularen zu sammeln, gibt es zwar seit der Einführung der ersten E-Procurement-Lösungen, sie wurden jedoch nie vollständig in den Prozess der Einbindung der Interessengruppen integriert. Interessengruppen hassen es einfach, sich mit umständlichen, auf die Beschaffung ausgerichteten Anwendungen auseinanderzusetzen.

Angesichts komplexer Lieferketten, strenger regulatorischer Anforderungen und eines erhöhten Kostendrucks, der die heutige Beschaffungslandschaft bestimmt, werden fehlende oder formularbasierte Eingangsansätze zu einer Belastung. Das aktuelle Geschäftsumfeld erfordert intelligentere Lösungen, die dazu beitragen, Prozesse zu rationalisieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, die Entscheidungsfindung zu verbessern und die Beschaffungsaktivitäten an den Unternehmenszielen und -strategien auszurichten. Und wir leben im Jahr 2025, daher ist das Nutzererlebnis entscheidend für die Akzeptanz.

Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Beschaffung durch die Automatisierung manueller Aufgaben, die Bereitstellung von Erkenntnissen in Echtzeit und die Verbesserung der strategischen Entscheidungsfindung. Wenn es um das Eingangsmanagement geht, hat KI das Potenzial, die Effizienz zu verbessern, Fehler zu minimieren und die Transparenz zu erhöhen, wodurch letztendlich die Zufriedenheit der Stakeholder und die Einhaltung der Prozesse verbessert werden. In diesem Artikel werden aktuelle Herausforderungen im Eingangsmanagement untersucht und erklärt, wie KI dazu beitragen kann, den Prozess zu transformieren.

Aktuelle Herausforderungen im Eingangsmanagement

Herkömmliche Verfahren zur Einbindung von Stakeholdern und Formen der Bedarfserfassung (sofern eines von Anfang an existierte) stellen Einkaufsteams vor mehrere Herausforderungen, die ein effizientes Eingangsmanagement behindern. Zu den wichtigsten Herausforderungen gehören:

• Fehlen eines definierten Aufnahmeprozesses: Viele Organisationen haben keinen klar definierten Prozess für die Beauftragung der Beschaffung. Ein Verweis auf die Intranetseite reicht selten aus, um Stakeholder frühzeitig in ihrem Prozess zu informieren und einzubeziehen oder um sicherzustellen, dass sie die Beschaffungs-, Risiko- oder Datensicherheitsrichtlinien einhalten.

• Statische Formen: Wenn es Formulare gibt, die unabhängig von Eingangs-, Freitext-, Beschaffungs-, Vertrags- oder Lieferantenanfragen sind, sind sie in der Regel generisch und statisch. Da Formulare definiert und erstellt werden müssen, ist es aufwändig, sie zu entwerfen, zu genehmigen und zu erstellen. Und halten Sie sie jetzt auf dem neuesten Stand.

• Zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess: Das traditionelle Eingangsmanagement basiert in hohem Maße auf manueller Dateneingabe und Kommunikation per E-Mail oder Papierformularen, was zeitaufwändig und fehleranfällig ist.

• Schlechte Eingabequalität: Viele Benutzer verstehen nicht, warum bestimmte Informationen für die Beschaffung wichtig sind, und geben daher unvollständige Angaben an. Ist „Andere“ wirklich eine Kategorie?

• Inkonsistente Informationen: Viele Organisationen verwenden mehrere Arten von Antragsformularen in unterschiedlichen Formaten, was dazu führt, dass inkonsistente Informationen erfasst werden. Diese Inkonsistenz in Kombination mit fehlenden Angaben erschwert die Bearbeitung von Anfragen. Erinnern Sie sich an den Punkt zu statischen Formularen? Stimmt.

• Schlechte Benutzererfahrung: Aufnahmeformulare sind oft sehr statisch und bieten wenig Erklärung oder Begründung für die erforderlichen Informationen. Nach dem Absenden von Anfragen ist es zudem umständlich, den Status der Anfrage im Auge zu behalten, was zu einer „unbefriedigenden“ Benutzererfahrung führt. Das Wort „schmerzhaft“ kommt mir in den Sinn.

• Eingeschränkte Sicht: Herkömmlichen Methoden fehlt eine einheitliche Plattform für die Verwaltung von Anfragen, was es schwierig macht, sie effektiv zu verfolgen und zu priorisieren. Dies führt zu einem schlechten Überblick über die Beschaffungsaktivitäten, was es schwierig macht, Engpässe zu erkennen. Wie bei anderen Dingen, die zu schön klingen, um wahr zu sein, hält Guided Buying das Versprechen nicht ein. Zumal die meisten ERP- und länderübergreifenden Organisationen Teams haben, die nicht durch das zentrale System abgedeckt werden.

• Ineffizienzen und Verzögerungen: Manuelle Prozesse führen zu längeren Verarbeitungszykluszeiten, was zu Verzögerungen bei den Projektzeitplänen führen und sich aufgrund verpasster Termine negativ auf die Gesamtleistung des Unternehmens auswirken kann. Wann haben Sie sich das letzte Mal über eine „verspätete Beteiligung“ beschwert?

Wie kann KI das Eingangsmanagement verändern?

Laut Gartners Einblick in die Innovation: Einkaufseingangsmanagement steigert das Engagement der Endnutzer, bis 2027 werden 70% der Eingangsanfragen durch KI und generative KI-Technologien unterstützt. Zu den Anwendungsfällen von KI im Eingangsmanagement gehören:

Rationalisierung der Einreichung und Nachverfolgung von Anfragen

KI-gestützte Lösungen für das Eingangsmanagement bieten Stakeholdern einen einheitlichen Einstieg in die Beschaffung. Sie ermöglichen eine zentrale Plattformlösung, bei der Mitarbeiter Anfragen einreichen und ihren Status in Echtzeit verfolgen können. Ein einziger Zugangspunkt verbessert die Effizienz und Genauigkeit, da weniger Interaktionen mit mehreren Anwendungen erforderlich sind.

In Kombination mit Arbeitsabläufen kann dies mehrere Abteilungen umfassen und Themen wie Risikomanagement, IT-Sicherheitsprüfungen und andere Themen behandeln, die der Beschaffung als Hüter der externen Beziehungen zur Verfügung gestellt wurden.

Beratung der Mitarbeiter und Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften

KI-gestützte Tools wie Chatbots und virtuelle Assistenten können Mitarbeitern helfen, Beschaffungsprozesse einfacher zu steuern. KI-Tools können Mitarbeitern auf der Grundlage ihrer Rollen und ihres bisherigen Kaufverhaltens maßgeschneiderte Vorschläge unterbreiten und gleichzeitig Anfragen in Echtzeit anhand der Unternehmensrichtlinien und -vorschriften überprüfen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und das Risiko zu verringern. Im Grunde genommen macht GenAI Formulare irrelevant.

Automatisieren der Anforderungsverarbeitung

KI kann Beschaffungsteams dabei helfen, die Bearbeitung von Anfragen auf verschiedene Weise zu automatisieren. Sie definieren die Kriterien einmal; das System kümmert sich um den Rest.

• Automatisch Datenanreicherung: KI füllt fehlende Informationen aus, stellt sicher, dass Anfragen vollständig sind, und reduziert Fehler und Nacharbeiten. Wenn Informationen fehlen, werden sie einfach danach gefragt.

• Automatisierte Kategorisierung: NLP hilft bei der Kategorisierung von Anfragen.

• KI-gesteuertes Routing: Die KI leitet Anfragen zur Prüfung automatisch an die entsprechenden Teams oder Personen weiter, wodurch manuelle Eingriffe reduziert werden.

• Automatisierte Genehmigungen: KI kann den Kaufgenehmigungsprozess automatisieren und rationalisieren.

Vorteile eines KI-gesteuerten Einnahmemanagements

Mit KI können Unternehmen die Effizienz ihres Eingangsmanagementprozesses erheblich steigern, wie oben hervorgehoben. Eine verbesserte Effizienz des Eingangsmanagements kann verschiedene Vorteile mit sich bringen, wie Gartner in seiner Einblick in die Innovation: Einkaufseingangsmanagement steigert das Engagement der Endnutzer. Zu diesen Vorteilen gehören:

• Aggregation der Beschaffungsnachfrage: Ein effizientes Eingangsmanagement rationalisiert die Erfassung von Beschaffungsanfragen und ermöglicht so den Großeinkauf und die strategische Planung, indem es Einblicke in die Beschaffungsnachfrage bietet.

• Hohe Nutzerzufriedenheit: Lösungen für das Eingangsmanagement vereinfachen den Beschaffungsprozess mit einer einzigen, intuitiven Oberfläche, verbessern die Benutzererfahrung und fördern die Akzeptanz, indem sie den Anfrageprozess vereinfachen.

• Verbesserte Zykluszeiten: Das Eingangsmanagement beschleunigt Genehmigungszeiten und Zykluskonvertierungen, indem Arbeitsabläufe automatisiert und die erforderlichen Informationen im Voraus erfasst werden.

• Vereinfachtes Änderungsmanagement: Die Konsolidierung der Schulung der Beteiligten in einem einzigen Aufnahmeprozess vereinfacht das Änderungsmanagement, da weniger Schulungen zu mehreren Beschaffungslösungen oder -prozessen erforderlich sind.

• Skalierbarkeit: Lösungen für das Eingangsmanagement helfen Unternehmen dabei, effizient zu skalieren, indem sie mehr Beschaffungsanfragen bearbeiten, ohne ihre begrenzten Ressourcen zu überlasten.

Die Rationalisierung des Eingangsmanagements ist nur der Anfang dessen, was Einkaufsteams mit KI erreichen können. Kombination von KI-gestütztem Eingangsmanagement mit anderen KI-Anwendungsfälle, wie autonome Beschaffung und Verhandlungen, kann die Prozesseffizienz weiter steigern, indem den Stakeholdern Autonomie über den Prozess eingeräumt wird Durchführung taktischer Sourcing-Events mit bevorzugten Anbietern oder Automatisierung von Verhandlungen mit einzelnen Anbietern für Käufe unter dem Schwellenwert.

Nutzung einer Plattform das die Kombination mehrerer KI-Anwendungsfälle unterstützt, ermöglicht es der Beschaffung, die durchgängige Automatisierung vieler betrieblicher Prozesse zu erproben und gleichzeitig die Einhaltung der Prozesskonformität zu verbessern und Einsparungen bei nicht strategischen Einkäufen zu erzielen.

Generatives Aufnahmemanagement von Procure Ai

Besorgen Sie sich die Generative Intake Lösung von Ai nutzt KI, um optimierte Eingangs- und Einkaufserlebnisse zu schaffen, die Ihre Stakeholder mit dialogbasierter KI leiten und begeistern. Durch die Nutzung von Chat, Katalogprüfungen in Echtzeit und Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache können wir Benutzeranfragen sofort interpretieren und anhand vorhandener Einkaufskanäle und interner Richtlinien bewerten. Mithilfe von LLM ermöglichen wir menschenähnliche Interaktionen, die sicherstellen, dass Anforderungen verstanden, Lücken gefüllt und Anfragen effizient strukturiert, kategorisiert und bearbeitet werden.

Die Generative Intake Lösung von Procure Ai wandelt unstrukturierte Freitextanforderungen in strukturierte Anfragen und Dokumente zum Arbeitsumfang um und macht komplexe Formulare überflüssig, unterstützt die Umsetzung von Kategorie- und Lieferantenstrategien und optimiert die Quellennutzung im Einkauf. Darüber hinaus hilft KI bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen oder Angebotsanfragen innerhalb von Sekunden auf der Grundlage analysierter Anfragen. Dadurch werden die Nachbearbeitungsraten um bis zu 78% reduziert und nachgelagerte Automatisierungen mit autonomer Beschaffung und Aushandlung taktischer Anfragen ermöglicht.

Die Plattform bietet auch eine Chat-basierte Einkaufsberatung, die auf Wissensrepositorien wie Confluence oder SharePoint zurückgreift. Sie lässt sich nahtlos in Systeme wie Microsoft Teams, ERPs oder E-Procurement-Plattformen integrieren, wodurch die Genauigkeit und Flexibilität des Anforderungsmanagements verbessert wird.

Lassen Sie generatives Einnahmemanagement Wirklichkeit werden

Ein effektives Eingangsmanagement ist der Eckpfeiler eines gut orchestrierten Beschaffungsprozesses und stellt sicher, dass die Unternehmensziele durch optimierte, gesetzeskonforme und effiziente Abläufe erreicht werden. Traditionelle manuelle Prozesse behindern dieses Ziel jedoch häufig. Die Integration künstlicher Intelligenz (KI) in das Eingangsmanagement bietet eine leistungsstarke Lösung für diese Herausforderungen. Durch die Optimierung der Einreichung von Anfragen, die Führung der Benutzer durch den Prozess und die Automatisierung der Anfragebearbeitung kann KI Unternehmen dabei helfen, ein effizientes Eingangsmanagement zu erreichen und die damit verbundenen Vorteile zu nutzen.

Die Wahl einer Plattform für die Einkaufsautomatisierung wie Procure Ai ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile von Generative Intake Management auf nachgelagerte Prozesse wie taktische Beschaffung und Verhandlungen oder P2P-Operationen auszudehnen, um eine durchgängige Automatisierung zu erreichen.

Sind Sie bereit, Ihren Eingangsmanagementprozess mithilfe von KI zu transformieren? Kontaktiere uns um mehr über die benutzerfreundliche Bedienung von Procure Ai zu erfahren Generative Intake Management-Lösung und wie es die durchgängige Einkaufsautomatisierung unterstützt.