8 wichtige Schritte für die erfolgreiche Implementierung von KI in der Beschaffung

KI hat das Potenzial, Einkaufsteams dabei zu unterstützen, in einem zunehmend komplexen Geschäftsumfeld erfolgreich zu sein, in dem sie oft mit weniger mehr erreichen müssen. Mit KI können Einkaufsabteilungen Routineaufgaben automatisieren, ihre Produktivität verbessern und schnellere (und bessere) Analysen durchführen. Dadurch können freigewordene Ressourcen für strategische Gelegenheiten verwendet werden.

Viele Unternehmen erkennen das Potenzial von KI zur Verbesserung der Beschaffungsabläufe. In seiner Generative AI 2024 Planning Survey stellt Gartner fest, dass Einkaufsteams durch die Implementierung von GenAI-Anwendungen innerhalb von 12 bis 18 Monaten eine Produktivitätssteigerung von 21,7% und Kosteneinsparungen von 12,5% erwarten. Das bedeutet, dass KI für jeweils 5 Vollzeitbeschäftigte in Ihrem Team einen weiteren hinzurechnet. Wirf einen Blick auf unsere KI-Agenten-Übersicht, um zu sehen, wo du den neuen Kollegen vielleicht hinzufügen möchtest.

Wenn Sie derzeit erwägen, KI in der Beschaffung zu implementieren, werden in diesem Artikel die kritischen Aspekte erläutert, die Teams sicherstellen müssen, damit die Initiative messbaren Wert liefert. Lesen Sie weiter, um die acht wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Implementierung von KI in der Beschaffung zu erfahren.

Kritische Überlegungen vor der Implementierung von KI-Tools

Obwohl die Einführung von KI viele Vorteile für die Beschaffung mit sich bringen kann, müssen Unternehmen vor der Implementierung verschiedene kritische Aspekte berücksichtigen, um sicherzustellen, dass ihr Unternehmen für KI bereit ist und messbaren Mehrwert bietet.

In einem Artikel von 2025 mit dem Titel „Build AI Literacy to Drive Successful AI Initiatives in Procurement“ stellt Gartner fest, dass KI-Kompetenz ist entscheidend für eine erfolgreiche KI-Implementierung. Gartner stellt fest, dass KI-Kompetenz über das bloße Verständnis hinausgeht, wie ein System funktioniert und was es kann. Es beinhaltet Aspekte wie die Art und Weise, wie das System trainiert wurde und wie es „lernt“, sowie wie es sich in andere Beschaffungstechnologien integrieren lässt.

Neben dem Aufbau von KI-Kompetenzen empfiehlt Gartner auch, vor der Verabschiedung einer KI-Initiative die folgenden kritischen Fragen zu stellen:

1. Welches Problem versuchen wir mit KI zu lösen? Die klare Definition des Kernproblems und der Chancen stellt sicher, dass die KI-Initiative zielgerichtet und wirksam ist.

2. Wer ist der Hauptverbraucher/Nutzer der KI-Initiative? Wenn Sie den Endbenutzer verstehen, können Sie KI-Lösungen für eine bessere Akzeptanz und Effektivität maßschneidern.

3. In welchem Geschäftsprozess wird die Initiative stattfinden? Die Identifizierung, wo die KI implementiert werden soll, gewährleistet eine reibungslose Integration mit minimalen Unterbrechungen.

4. Wie werden die Auswirkungen der KI-Initiative gemessen? Die Definition von Kennzahlen (KPIs) und der Art und Weise, wie der Erfolg gemessen wird, ist entscheidend, um die Effektivität der KI-Initiative zu bewerten und die Investition zu rechtfertigen.

5. Wie erhalten wir den langfristigen Wert? Regelmäßige Leistungsbeurteilungen und Updates helfen KI-Initiativen, ihren Wert langfristig zu erhalten.

6. Welche Fachexperten (Beschaffung, Geschäftsfunktion, IT) sollten einbezogen werden? Durch die Einbindung von Experten wird sichergestellt, dass die KI-Initiative auf praktischem Wissen basiert und reale Herausforderungen bewältigt, was die Genauigkeit und Akzeptanz verbessert.

Wir bei Procure Ai glauben, dass zwei weitere wichtige Fragen gestellt werden müssen:

7. Wie schützt die KI-Anwendung die Daten des Unternehmens und welche Maßnahmen werden ergriffen, um die Datensicherheit zu gewährleisten? Die Bewertung der Einhaltung von Sicherheitsstandards, Datenverschlüsselung und Zugriffskontrollen durch die KI-Lösung ist entscheidend für den Schutz vertraulicher Informationen und Aufrechterhaltung des Vertrauens.

8. Kann die KI-Lösung angrenzende oder unterschiedliche Anwendungsfälle unterstützen, die über ihre Standardfunktionen hinausgehen? Während viele KI-Lösungen ihre Kernfunktionen schrittweise verbessern, müssen Unternehmen prüfen, ob sie sich an umfassendere oder sich entwickelnde Geschäftsanforderungen anpassen können.

8 Schritte zur Implementierung von KI in der Beschaffung

Sobald Sie die obigen Fragen beantwortet haben, können Sie mit der Umsetzung beginnen. Beachten Sie dabei, dass eine erfolgreiche Implementierung von KI einen strategischen Ansatz erfordert. Wir empfehlen den folgenden 8-stufigen Prozess, um sicherzustellen, dass Ihre KI-Implementierung mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmt und messbare Auswirkungen erzielt:

1. Identifizieren Sie Anwendungsfälle: Beurteilen Sie Ihre Herausforderungen (die Probleme, die Sie anhand der obigen Fragen identifiziert haben) und identifizieren Sie Bereiche, in denen KI potenziell unmittelbaren Nutzen bringen kann. Ziel dieses Schritts ist der Aufbau eines Portfolios mit wirkungsvollen, messbaren und schnell lösbaren KI-Anwendungsfälle. Wir schlagen vor, Aspekte wie zu betrachten Datenbereinigung und Harmonisierung, autonome Beschaffung und Verhandlungen, Einnahmemanagement, oder um zu beginnen, Lieferanten zu finden und einzubeziehen.

2. Stellen Sie das Implementierungsteam zusammen: Identifizieren Sie die Schlüsselkompetenzen, die für die effektive Implementierung von KI zur Lösung Ihrer Probleme erforderlich sind, und stellen Sie Ihr Team zusammen. Beziehen Sie Einkaufs- und Technologieexperten sowie den Endverbraucher (Hauptverbraucher) mit ein.

3. Sammeln Sie die notwendigen Daten: Sammeln Sie alle notwendigen Daten für Ihre KI-Implementierung (einschließlich aktueller und historischer Daten) und stellen Sie sicher, dass das System auf alle benötigten Echtzeitinformationen zugreifen kann. Dies steht nicht im Widerspruch dazu, mit der „Verbesserung der Datenqualität“ als erstem Anwendungsfall zu beginnen; es zeigt vielmehr, warum es sinnvoll ist, dort anzufangen.

4. Wählen Sie den richtigen Partner: Wählen Sie KI-Tools aus, die für beschaffungsspezifische Anwendungen entwickelt wurden und für die Anwendungsfälle relevant sind, die Sie ansprechen möchten. Viele KI-Tools für die Beschaffung konzentrieren sich zwar auf einen bestimmten Anwendungsfall, Auswahl einer Plattformlösung das mehrere Ihrer identifizierten Anwendungsfälle erfüllen kann, macht es einfacher und kostengünstiger, Ihre KI-Initiative zu implementieren und zu skalieren.

5. Trainiere dein Team: Stellen Sie sicher, dass Beschaffungsexperten verstehen, wie sie effektiv mit KI-Systemen zusammenarbeiten können.

6. Testen Sie Ihre Lösung: Implementieren Sie ein zielgerichtetes Pilotprojekt, das sich auf einen bestimmten Anwendungsfall konzentriert, überwachen Sie die Leistung und dokumentieren Sie Ihre Erkenntnisse. Die Festlegung von Zielen, Erfolgskriterien und Zeitplänen im Voraus ist der Schlüssel zur Bestimmung des „Erfolgs“.

7. Ermöglichen Sie Ihrer Organisation: Sobald Sie einen Machbarkeitsnachweis haben, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen für die Nutzung von KI gerüstet ist. Dies kann die Einrichtung eines Projekt- oder Governance-Frameworks für bestimmte KI-Anwendungsfälle und den Aufbau zielgerichteter Teams beinhalten.

8. Steigern Sie Ihre KI-Ambitionen: Beginnen Sie mit der Implementierung von KI, um mehr Ihrer Beschaffungsherausforderungen zu bewältigen. Um eine maximale Wirkung zu erzielen, sollten Sie erwägen, KI für mehrere Anwendungsfälle parallel zu implementieren.

Vom Einblick zur Implementierung: Ihre KI-Reise beginnt hier

Indem sie sicherstellen, dass wichtige Fragen im Voraus beantwortet werden, und einem strukturierten Implementierungsplan folgen, können Beschaffungsteams das volle Potenzial der KI ausschöpfen, um Routineaufgaben zu automatisieren, die Produktivität zu steigern und mehr aus ihren Daten herauszuholen.

Procure Ai bietet eine vernetzte und sichere Plattform für die Einkaufsautomatisierung, die fragmentierte Daten in Erkenntnisse und Maßnahmen für mehrere Anwendungsfälle entlang des gesamten Beschaffungsprozesses umwandelt. Mit Procure Ai können Unternehmen ihre KI-Ambitionen flexibel skalieren, ohne sich auf lösungsspezifische KI-Verbesserungen verlassen zu müssen, und sich auf die Chancen konzentrieren, die für ihr Unternehmen am relevantesten sind.

Kontaktiere uns um herauszufinden, wie wir Ihnen helfen können, sich auf KI im Einkauf vorzubereiten. Heute und morgen.